Guides utilisateur
Retrouvez les guides d'utilisation de notre suite Workplace Hamilton Apps
60 articles
- Choisir son application et son siteAprès la connexion, Hamilton Apps vous guide en deux étapes : choisissez d'abord le site, puis l'application à ouvrir. Selon la configuration de votre organisation et vos droits, une ou…
- Imprimer et exporter les données de n'importe quelle listeLa plupart des écrans de Hamilton Apps affichent des listes : réservations, visites, colis, événements, clés... Deux outils en bas du menu de gauche permettent d'imprimer l'écran en cours ou…
- Réinitialiser un mot de passe oubliéVous ne vous souvenez plus de votre mot de passe Hamilton Apps ? Réinitialisez-le vous-même depuis la page de connexion : vous recevrez un email avec un lien sécurisé pour…
- Se connecter à Hamilton AppsHamilton Apps est votre portail de gestion de l'environnement de travail. La connexion vous donne accès aux applications activées pour vous par votre organisation : Hamilton Meeting, Hamilton Deskbooking, Hamilton…
- Mettre à jour son profil et changer son mot de passeVotre profil utilisateur présente la configuration de votre compte et vous permet de gérer vos réglages personnels, dont votre mot de passe. Il est accessible de la même façon dans…
- Ajouter des participants et vérifier leur disponibilitéAttachez des participants à toute réservation, prévenez-les par email et suivez leur mode de participation. Avant de fixer le créneau, la disponibilité des agendas vous aide à trouver le moment…
- Valider ou refuser les demandes de réservationCertaines salles sont soumises à validation : les réservations restent en attente jusqu'à l'approbation d'un valideur. Si vous êtes valideur, le menu Validation rassemble les demandes, la prise de décision…
- Réserver une salle de réunionDeux chemins pour réserver une salle dans Hamilton Meeting : depuis l'écran de recherche, ou directement depuis le planning. Le résultat est le même — une réservation à enrichir ensuite…
- Réserver pour un collègue grâce aux délégationsAvec les délégations, un collègue peut vous autoriser à réserver en son nom — pratique pour les assistants ou pendant une absence. En basculant sur un délégant, vous travaillez avec…
- Inviter des visiteurs à sa réunionLes visiteurs externes s'ajoutent à une réservation comme les participants internes. Les enregistrer à l'avance fluidifie leur arrivée : selon la configuration, ils sont annoncés à l'accueil et pré-enregistrés dans…
- Gérer ses réservations : modifier, annuler et consulter l'historiqueL'écran Mes réservations rassemble vos réservations à venir. Ouvrez le détail d'une réservation, modifiez-la, dupliquez-la, terminez-la en avance ou annulez-la. Les réservations passées restent consultables dans l'Historique.
- Commander des prestations pour sa réservationAttachez des prestations à une réservation : restauration, équipement complémentaire, préparation de salle et tout autre service proposé par votre organisation. Chaque prestation appartient à un catalogue organisé en familles…
- Rechercher une salle de réunion disponibleHamilton Meeting trouve les salles libres sur votre créneau et adaptées à votre besoin : capacité, aménagement, équipement et localisation. L'écran de recherche est le point de départ de chaque…
- Définir des rappels et notifications email sur une réservationNe manquez plus une réunion et informez les bonnes personnes : chaque réservation peut porter des rappels envoyés avant le début, et des notifications email pour l'organisateur, l'interlocuteur et chaque…
- Créer une réservation périodiquePour les réunions qui se répètent — point d'équipe hebdomadaire, revue mensuelle — réservez toutes les dates d'un coup. Vous définissez la périodicité, vérifiez les dates proposées, et Hamilton Meeting…
- Suivre et préparer les commandes de prestationsVous livrez des prestations commandées avec les réservations — restauration, équipement, préparation ? Le tableau de bord des prestations est votre liste de travail : toutes les réservations incluant vos…
- Consulter le planning des sallesLe planning offre une vue d'ensemble des salles et de leurs réservations. Repérez les créneaux libres d'un coup d'œil, suivez l'activité d'un bâtiment, ou réservez directement depuis la grille.
- Consulter les statistiques et générer les étatsHamilton Meeting propose des graphiques et des états prêts à l'emploi sur les réservations, salles, organisateurs, prestations et la présence. Suivez l'activité de vos salles et produisez les chiffres attendus…
- Consulter son planning personnelLe planning personnel affiche toutes les réunions d'une personne, toutes salles confondues. Consultez votre propre agenda ou, si vos droits le permettent, celui d'un collègue.
- Approuver les présences de son équipeQuand la politique flex office exige une approbation, les plannings et changements ponctuels de votre équipe vous parviennent pour décision. L'écran Approbation des présences rassemble demandes spontanées, plannings hebdomadaires et…
- Réserver un bureau sur le planLe plan d'étage affiche tous les bureaux d'un étage sur une carte interactive, avec leur disponibilité en direct. Choisissez une date, repérez un bureau vert et réservez-le pour le matin,…
- Annuler une réservation de bureauAnnulez n'importe laquelle de vos réservations de bureau — celle du jour ou une future — depuis trois endroits : le plan, l'écran de recherche Bureau, ou votre liste de…
- Déclarer et planifier sa présence au bureauLa présence au bureau indique à votre équipe où vous travaillez chaque jour : en présentiel, en télétravail ou absent. Réglez le mode du jour en deux clics, gardez un…
- Libérer son bureau quand il n'est plus utileLes plans changent : départ anticipé, passage en télétravail, journée à la maison. Libérer son bureau le rend de nouveau disponible pour un collègue — un petit réflexe qui fait…
- Rechercher et réserver un bureau depuis la listeL'écran de recherche Bureau liste les réservations de bureaux dans un tableau triable : les vôtres, celles d'un collègue, ou toutes sur une période. Le plus rapide pour savoir où…
- Voir qui est au bureau avec la présence de l'équipeLa présence de l'équipe montre qui travaille sur site, en télétravail ou est absent un jour donné — et où chacun est assis. Utilisez-la pour choisir le meilleur jour pour…
- Définir les règles flex office de son serviceEn tant que responsable, définissez les règles du travail hybride de votre service : jours minimum en présentiel, jours obligatoires, approbation des plannings. Votre politique s'applique à tout le service,…
- Comprendre sa politique flex officeUne politique flex office fixe les règles du travail hybride pour votre service ou site : combien de jours en présentiel, quels jours obligatoires, et si votre planning nécessite une…
- Consulter les statistiques de bureaux et de présenceLe bureau est-il plein ? Combien de jours les équipes télétravaillent-elles ? Les statistiques incluent des graphiques de présence au bureau et permettent d'analyser les réservations de bureaux, pour mesurer…
- Pré-enregistrer une visite en tant qu'hôteVous attendez un invité ? Pré-enregistrez la visite : l'accueil aura tout de prêt, votre visiteur est accueilli plus vite et — selon votre organisation — reçoit une invitation par…
- Gérer les visiteurs attendus et les visites pré-enregistréesLa liste des pré-enregistrements affiche toutes les visites annoncées : qui est attendu, quand, par qui, et si le visiteur a confirmé. L'accueil s'en sert pour préparer les arrivées ;…
- Enregistrer les visiteurs à l'accueilL'écran Accueil est le poste de travail du guichet : il liste les visiteurs du jour et enregistre l'arrivée des invités attendus en quelques secondes — ou saisit les imprévus,…
- Enregistrer les sorties et gérer la liste d'attenteEnregistrer les départs garde la liste des présents exacte — indispensable pour la sûreté et l'évacuation. La liste d'attente retient les visiteurs dont la visite ne peut pas encore commencer,…
- Gérer les fiches visiteurs et sociétésDes fiches propres, ce sont des enregistrements rapides : un visiteur, une fiche, réutilisée à chaque visite. Depuis la gestion des visiteurs, recherchez, créez, corrigez et regroupez les identités des…
- Utiliser la messagerie et consulter l'historique des visitesLes messages portent alertes et consignes attachées aux visiteurs, sociétés ou pays — affichées à l'accueil au bon moment. L'historique répond à toute question sur les visites passées. Le compteur…
- Suivre les intervenants extérieurs et les mouvements de badgesDeux écrans suivent ceux qui viennent travailler plutôt que visiter : l'écran Extérieurs gère les intervenants et prestataires sur site, et l'écran entrée/sortie badge enregistre chaque passage sur les sites…
- Suivre les renouvellements de documents, relances et dépassementsLes règles d'accès vivent dans le temps : les documents expirent, les enquêtes se renouvellent, les visites débordent. Quatre écrans de suivi vous gardent en avance sur les échéances, plus…
- Consulter l'annuaire et identifier qui est sur siteÀ qui appartient ce badge ? M. Martin est-il encore dans le bâtiment ? Où travaille Mme Lopez ? L'annuaire et les écrans Questions donnent des réponses immédiates à l'accueil…
- Réceptionner, suivre et remettre plis et colisLe module courrier trace chaque colis et pli de l'arrivée à la remise — et les envois sortants aussi. Les destinataires sont notifiés automatiquement, et chaque objet garde son historique…
- Valider les visites et gérer les demandes d'accèsSur les sites contrôlés, une demande de visite est examinée avant d'admettre le visiteur. La liste de validation rassemble les demandes en attente et laisse les valideurs trancher : autoriser,…
- Gérer les véhicules et le parkingQuand les visiteurs viennent en voiture, Hamilton Visitor suit le véhicule autant que la personne : arrivée au parking, sortie, circulation en direct et occupation. Accueil et équipe parking partagent…
- Gérer les accès en zone restreinte et les laissez-passer exceptionnelsLes sites à zones à régime restrictif (ZRR) appliquent des règles renforcées : chaque accès doit être autorisé à l'avance, et les exceptions passent par un laissez-passer exceptionnel (LPE) formel.…
- Gérer les badges résidents et le contrôle d'accèsAu-delà des badges visiteurs, Hamilton Visitor gère les badges permanents des résidents (collaborateurs) et leur lien avec le contrôle d'accès : délivrance et renouvellement des badges, suivi des sociétés et…
- Importer des visites et visiteurs en massePour les événements, formations ou équipes de prestataires, importer un fichier vaut mieux que saisir des dizaines de fiches. Deux imports existent : les visites (annoncer une liste de visites)…
- Réserver et suivre les taxis pour les visiteursLe module taxi organise les courses des visiteurs et du personnel : départs immédiats ou programmés, avec la compagnie, le paiement et le statut suivis de la réservation à la…
- Consulter les statistiques, tableaux de bord et listes noiresL'activité visiteurs en chiffres : volumes et durées de visites, tops visiteurs et sociétés, comptes de colis et de taxis, plus les recherches en liste noire et les listes de…
- Suivre ses visites, colis et délégations en tant qu'hôteEn tant qu'hôte, votre menu Hamilton Visitor rassemble tout ce qui concerne vos invités : visites à venir, historique des visites, colis qui vous attendent, et les collègues pour lesquels…
- Compléter les checklistsLes checklists garantissent que les contrôles récurrents sont réellement effectués : portes verrouillées, extincteurs en place, alarmes armées. Chaque checklist complétée est enregistrée à votre nom et alimente la main…
- Consulter les consignes et fiches de prise de posteLes fiches de consignes vous disent comment agir : consignes du poste, procédures, numéros d'urgence, plans du site. Elles restent accessibles depuis le menu de gauche et s'affichent automatiquement à…
- Générer et imprimer les rapports d'activitéCertains événements méritent plus qu'une ligne de main courante : accident, intervention, inspection appellent un rapport structuré. Hamilton Security attache des formulaires normalisés aux événements, prêts à remplir, imprimer et…
- Délivrer et suivre les permis de feuUn permis de feu autorise les travaux par points chauds — soudage, meulage, découpe — en consignant risques, mesures de protection et responsables. Hamilton Security gère toute la vie du…
- Tenir la main courante : enregistrer, suivre et clôturer les événementsLa main courante est le registre chronologique de tout ce qui se passe sur le site : incidents, alarmes, relèves, missions, mouvements. Enregistrer les événements avec précision — et les…
- Prêter et rendre les clésL'écran de gestion des clés reflète vos armoires : chaque clé, sa place, et qui la détient. Enregistrer les emprunts et les retours garantit un tableau de clés fiable à…
- Gérer les consignes temporairesLes consignes temporaires sont des ordres à durée limitée : une porte à garder fermée pendant des travaux, un prestataire attendu, des rondes supplémentaires. Elles complètent les fiches permanentes et…
- Enregistrer les mouvements de personnesL'écran des mouvements de personnes (BTR) trace qui entre et sort de la zone contrôlée : nom, société, badge, destination, horaires. Pré-saisissez les personnes attendues, enregistrez les entrées en direct…
- Consulter l'activité des rondesLes rondes prouvent que le site est surveillé : chaque ronde suit un parcours de points de passage, et chaque pointage est enregistré. L'écran Rondes permet de vérifier que les…
- Exécuter les missions et suivre les missions du jourLes missions sont les tâches planifiées de votre poste : rondes, ouvertures et fermetures, accompagnements, contrôles techniques. Hamilton Security suit le cycle de vie de chaque mission — de planifiée…
- Envoyer des messages personnels et voir les agents sur siteDeux écrans gardent l'équipe connectée : les messages personnels pour les consignes écrites entre agents d'une vacation à l'autre, et la liste des agents sur le site pour savoir qui…
- Prendre et quitter son posteLa prise de poste et la fin de poste sont les deux moments clés de la journée d'un agent. Hamilton Security vous guide à chaque étape — consignes, checklist, événements…
- Consulter les statistiques et tableaux de bordHamilton Security transforme la main courante en chiffres : tableaux de bord des incidents, comptes de rondes et missions, tendances des mouvements. Pour le reporting client, les décisions d'effectifs et…