Importer des visites
Ouvrez Hamilton Visitor.
Dans le menu de gauche, cliquez sur "Importation des visites".
Cliquez sur Modèle pour télécharger le format de fichier attendu. Le modèle définit une visite par ligne : identité du visiteur, société, hôte, dates, motif.
Remplissez le modèle sans changer les colonnes, puis sélectionnez votre fichier et cliquez sur Valider.
L'écran confirme l'import et liste les lignes rejetées avec la raison (champ obligatoire manquant, hôte inconnu, date invalide...). Corrigez ces lignes dans le fichier et importez-le à nouveau — seules les lignes corrigées sont à resoumettre.
Les visites importées apparaissent dans la liste des pré-enregistrements, prêtes pour l'enregistrement des arrivées.
Importer des visiteurs dans une visite
Lors de la composition d'une visite de groupe (depuis la fiche de visite) :
Sur l'onglet Visiteur de la fiche, cliquez sur l'icône d'import de groupe ("Importation des visiteurs").
Téléchargez le modèle, remplissez un visiteur par ligne et envoyez le fichier.
Validez : les visiteurs sont créés et rattachés à la visite. Les lignes rejetées sont listées avec leurs erreurs.
Avec les invitations par email activées, les visiteurs importés peuvent recevoir leur invitation automatiquement.
Bon à savoir
Respectez le modèle à la lettre : l'ordre des colonnes et les formats (surtout les dates) sont vérifiés ligne par ligne — "Le nombre de colonnes est incorrect" signifie que la structure du fichier a été modifiée.
Les imports réutilisent les fiches visiteurs existantes quand l'identité correspond, ce qui évite les doublons.
Les imports très volumineux ou récurrents (synchronisations d'annuaire) sont configurés par les administrateurs comme tâches planifiées ; les imports décrits ici couvrent les listes du quotidien.