Ouvrir le formulaire de pré-enregistrement
Ouvrez Hamilton Visitor. En tant qu'hôte (résident), votre menu est centré sur vos propres visites.
Dans le menu de gauche, cliquez sur "Pré-enregistrement". La fiche de visite s'ouvre avec deux onglets : Visiteur et Réunion.
Annoncer un visiteur seul
Sur l'onglet Visiteur, saisissez le nom de votre visiteur dans le champ de recherche :
Si la personne est déjà venue, choisissez-la dans les suggestions.
Sinon, choisissez Nouveau et remplissez le formulaire visiteur (nom, prénom, société, email... ; les champs marqués d'une étoile sont obligatoires). Avec les invitations par email activées, le visiteur reçoit une invitation et peut confirmer sa venue.
Vérifiez les informations du visiteur affichées sur la fiche ; l'icône d'édition permet de les corriger.
Sur l'onglet Réunion, définissez les détails de la visite : date et heure (début et fin), motif, localisation, et les options proposées par votre site (parking, restaurant, VIP...).
Cliquez sur Valider. La visite est annoncée et apparaît dans la liste des pré-enregistrements de l'accueil.
Annoncer un groupe
Sur l'onglet Visiteur, cliquez sur l'icône d'ajout pour ajouter plusieurs visiteurs un par un — le nombre maximum par fiche de visite est affiché.
Pour une longue liste, cliquez sur l'icône d'import ("Importer des visiteurs") et chargez vos visiteurs depuis un fichier : téléchargez le modèle, remplissez-le, envoyez-le. Les lignes rejetées sont listées avec la raison, pour corriger et réessayer.
Complétez l'onglet Réunion et validez le groupe.
Après le pré-enregistrement
Votre visite apparaît dans "Visites prévues", où vous pouvez encore la modifier, la dupliquer ou la supprimer — voir "Suivre ses visites, colis et délégations en tant qu'hôte".
Si votre organisation valide les visites (zones à accès restreint, sites sensibles), votre demande peut nécessiter une approbation avant d'atteindre l'accueil — vous verrez son statut dans vos visites prévues.
Le jour J, votre visiteur se présente à l'accueil et vous êtes prévenu de son arrivée.
Bon à savoir
Selon vos droits, certains types de visites ou localisations ne vous sont pas accessibles ; l'accueil du site peut compléter ce que vous ne pouvez pas saisir.
Un collègue peut pré-enregistrer à votre place si vous l'avez déclaré comme délégataire — voir "Suivre ses visites, colis et délégations en tant qu'hôte".