L'accueil est le premier contact d'un visiteur avec votre organisation, et c'est aussi le point où se joue la maîtrise des accès. Hamilton Visitor tient le registre complet des venues, fluidifie l'arrivée grâce au pré-enregistrement, et donne à l'accueil comme à la sûreté une réponse immédiate aux questions du quotidien.
Ce que vous pouvez faire au quotidien
Tout commence avant la visite. En tant qu'hôte, vous pré-enregistrez votre invité avec sa date d'arrivée, sa société et le motif de sa venue : le jour venu, l'accueil n'a plus qu'à confirmer son arrivée. Vous suivez ensuite vos visites, vos colis et les délégations que vous avez accordées depuis votre propre espace, sans solliciter l'accueil.
À la réception, les visiteurs attendus apparaissent dans une liste où il suffit de retrouver la personne pour enregistrer son arrivée, imprimer son badge et prévenir son hôte. Les visiteurs non annoncés sont enregistrés directement. La sortie est enregistrée de la même façon, avec la restitution du badge, et une liste d'attente permet de gérer les moments d'affluence sans perdre personne.
Autour de ce parcours, l'accueil traite tout ce qui l'accompagne : les véhicules et les places de parking, la réception puis la remise des plis et colis contre signature, la réservation et le suivi des taxis, et les fiches des visiteurs et des sociétés qui reviennent régulièrement. Les intervenants extérieurs présents dans la durée font l'objet d'un suivi particulier, tout comme les documents obligatoires dont il faut surveiller les échéances et les renouvellements.
Sur les sites à accès réglementé, les visites et les demandes d'accès passent par un circuit de validation, et les accès en zone restreinte s'appuient sur des laissez-passer accordés au cas par cas. Les badges des résidents et leur lien avec le contrôle d'accès se gèrent au même endroit.
Enfin, plusieurs écrans répondent en quelques secondes aux questions les plus fréquentes : qui est actuellement sur le site, cette personne est-elle encore présente, à qui appartient ce badge ou ce véhicule. Les tableaux de bord, les statistiques et l'historique des visites complètent l'ensemble pour les besoins de pilotage et de traçabilité.
Ce que l'administrateur met en place
Le socle est la description des lieux : sites, bâtiments, étages, guichets et parkings, puis les localisations et les zones restreintes qui conditionnent les accès. Les types viennent ensuite décrire vos situations réelles, qu'il s'agisse des types de visites, des pièces d'identité acceptées, des véhicules, des messages ou des transporteurs.
Les modèles occupent une place importante, parce qu'ils sont ce que voient vos visiteurs. Les modèles de badges, d'étiquettes et d'invitations se conçoivent directement dans l'application, tout comme les modèles d'emails et les signatures. Les règles de validation et les groupes de valideurs définissent qui arbitre quoi avant l'arrivée.
Le paramétrage couvre également les personnes et leurs droits : les résidents, les sociétés, les départements et les services, les délégations accordées aux résidents, les sociétés hébergées sur votre site et leur personnel, ainsi que les utilisateurs et leurs groupes de droits. Les objets du quotidien ont eux aussi leur configuration : colis, casiers, clés, dispositifs pour travailleur isolé, compagnies de taxi et statuts de courses. Les imports en masse et le nettoyage des doublons permettent enfin de démarrer vite et de garder des données fiables.
Ce qui se connecte à votre environnement
Hamilton Visitor s'interface avec Microsoft Graph et votre messagerie pour les invitations et les alertes, et avec vos autres applications par l'API Hamilton. L'intégration au contrôle d'accès, avec ses profils d'autorisation, permet de donner au badge du visiteur exactement les droits prévus, pour la durée prévue.
Le poste d'accueil est équipé selon vos besoins : postes de travail, tablettes et bornes d'auto-enregistrement d'un côté, scanners de pièces d'identité, caméras, lecteurs biométriques et tablettes de signature de l'autre. Ces périphériques sont déclarés et testés par l'administrateur avant la mise en service. Les menus du portail peuvent enfin être adaptés par groupe de sites, pour que chaque établissement ne voie que ce qui le concerne.
Par où commencer
Si vous recevez des visiteurs, voir "Pré-enregistrer une visite en tant qu'hôte" puis "Suivre ses visites, colis et délégations en tant qu'hôte". Si vous travaillez à l'accueil, voir "Enregistrer les visiteurs à l'accueil" puis "Enregistrer les sorties et gérer la liste d'attente" et "Consulter l'annuaire et identifier qui est sur site".
Si vous préparez le déploiement, commencez par "Configurer les sites, bâtiments, étages, guichets et parkings" puis "Concevoir les modèles de badges, étiquettes et invitations" dans les guides administrateur Hamilton Visitor.