Trouver une salle libre au bon moment, prévenir les participants, commander un plateau-repas, savoir si une réunion aura bien lieu : ce sont des gestes simples qui deviennent vite coûteux quand ils reposent sur des échanges d'emails. Hamilton Meeting les rassemble dans un même écran, avec un planning partagé que chacun consulte et qui reste à jour.
Ce que vous pouvez faire au quotidien
Le point de départ est la recherche : vous indiquez la date, l'horaire, le nombre de personnes et les équipements dont vous avez besoin, et l'application vous propose les salles disponibles correspondant à votre périmètre. Vous pouvez aussi partir du planning des salles, repérer visuellement un créneau libre et réserver directement dessus. Les deux chemins mènent au même résultat.
Une fois la salle retenue, la réservation s'enrichit. Vous ajoutez les participants et vérifiez leur disponibilité avant de confirmer, vous invitez des personnes extérieures à votre organisation, et vous commandez les prestations nécessaires à la réunion : restauration, matériel ou services proposés par votre site. Vous pouvez programmer des rappels et des notifications par email pour vous et pour vos invités.
Les réunions qui se répètent se créent en une fois sous forme de réservation périodique. Si vous réservez régulièrement pour quelqu'un d'autre, la délégation vous en donne le droit sans partager de mot de passe. Toutes vos réservations restent accessibles au même endroit, où vous pouvez les modifier, les annuler ou consulter leur historique.
Certaines organisations soumettent une partie des réservations à l'accord d'un responsable : les demandes arrivent alors dans un écran dédié où elles sont acceptées ou refusées. De la même façon, les équipes qui assurent les prestations disposent de leur propre vue pour suivre et préparer les commandes de la journée. Enfin, les statistiques et les états permettent de mesurer l'usage réel de chaque salle sur la période de votre choix.
Ce que l'administrateur met en place
Tout commence par la description des lieux : sites, bâtiments, étages et parkings, puis les salles elles-mêmes, avec leur capacité, leurs aménagements possibles et leurs équipements fixes. Ce sont ces informations qui alimentent les critères de recherche proposés aux utilisateurs.
Viennent ensuite les règles. Les groupes d'utilisateurs et les groupes de salles déterminent qui peut réserver quoi. Les types et les statuts de réservation décrivent les situations de votre organisation, et les règles de validation définissent les cas où l'accord d'un responsable est requis. Si vous valorisez l'usage de vos salles, les taxes, les tarifs et les codes d'imputation permettent de rattacher chaque réservation au bon budget.
Le catalogue de prestations est organisé en familles, avec pour chacune ses fournisseurs, ses délais et ses conditions de commande. Les modèles d'emails et les listes de destinataires déterminent qui reçoit quoi et sous quelle forme. Les données de référence, les utilisateurs, les résidents et les sociétés complètent le paramétrage, avec des imports et des tâches automatisées pour éviter la saisie manuelle et des outils de recherche de doublons pour garder des fiches propres.
Ce qui se connecte à votre environnement
Hamilton Meeting se synchronise avec les agendas de votre organisation, qu'il s'agisse d'Exchange, de Microsoft 365 ou de Webex, afin que les réservations apparaissent là où vos collaborateurs regardent déjà. Les échanges avec vos autres applications passent par l'API Hamilton et par des services web, et les notifications par votre messagerie.
Côté matériel, les tablettes installées à l'entrée des salles et les écrans d'affichage des circulations rendent l'occupation visible sur place. Le contrôle d'accès et le contrôle de présence peuvent être couplés aux réservations lorsque votre site en est équipé.
Par où commencer
Pour une première réservation, voir "Rechercher une salle de réunion disponible" puis "Réserver une salle de réunion". Pour revenir ensuite sur ce que vous avez réservé, voir "Gérer ses réservations : modifier, annuler et consulter l'historique".
Si vous préparez le déploiement, commencez par "Créer et configurer les salles de réunion" puis "Gérer les droits avec les groupes d'utilisateurs et de salles" dans les guides administrateur Hamilton Meeting. Pour situer ce produit par rapport aux autres, voir "Quel produit pour quel besoin ?".