Quand les bureaux ne sont plus attribués nominativement, deux questions reviennent chaque semaine : où vais-je m'installer, et qui sera là le même jour que moi. Hamilton Deskbooking y répond avec un plan interactif, une déclaration de présence simple et une politique connue de tous, ce qui évite autant les places vides que les journées où personne ne trouve de bureau.
Ce que vous pouvez faire au quotidien
La réservation se fait de deux manières, selon votre préférence. Sur le plan de l'étage, vous voyez d'un coup d'oeil les positions libres et occupées et vous cliquez sur celle qui vous convient. Depuis la liste, vous filtrez sur les critères qui comptent pour vous, comme l'étage ou les équipements du poste, et vous réservez sans passer par le plan.
En parallèle de la réservation ponctuelle, vous déclarez votre présence pour les semaines à venir : les jours sur site, les jours à distance et les absences. Cette déclaration est ce qui permet à vos collègues de s'organiser et à votre organisation d'anticiper l'affluence. Si votre planning nécessite l'accord de votre responsable, la demande part automatiquement.
La présence d'équipe complète le tableau : vous voyez qui sera au bureau tel jour et à quel endroit, ce qui aide à caler une journée commune ou à choisir une place près des bonnes personnes. Les responsables disposent en outre d'un écran pour approuver les plannings de leur équipe, et peuvent définir les règles applicables à leur propre service.
Deux gestes simples font ensuite toute la différence sur le taux d'occupation réel. Annulez la réservation dont vous n'aurez pas besoin, et libérez votre bureau lorsque vous quittez le site plus tôt que prévu : la place redevient immédiatement disponible pour quelqu'un d'autre. Enfin, les statistiques de bureaux et de présence donnent des chiffres d'occupation exploitables par période, par étage ou par zone.
Ce que l'administrateur met en place
Le paramétrage de Hamilton Deskbooking est volontairement resserré. Il commence par la cartographie : les étages sont créés, puis les bureaux sont positionnés sur le plan à l'endroit où ils se trouvent réellement, ce qui rend la réservation immédiatement lisible pour les utilisateurs.
Chaque bureau reçoit ensuite ses propriétés et ses équipements, qui deviennent des critères de recherche : nombre d'écrans, station d'accueil, position assise ou debout, tout ce qui aide un collaborateur à choisir. Les groupes de bureaux et les droits de réservation associés déterminent qui peut réserver quelles positions, par exemple pour réserver une zone à une direction ou à une équipe projet.
Restent les politiques flex office, qui sont le coeur du sujet. Elles fixent, service par service ou site par site, le nombre de jours attendus sur site, les éventuels jours obligatoires et le besoin d'approbation. Une politique peut être bloquante, et refuser alors un planning non conforme, ou simplement informative et se contenter de le signaler.
Ce qui se connecte à votre environnement
Hamilton Deskbooking s'appuie sur les fondations communes de la suite plutôt que sur des intégrations qui lui seraient propres. Les comptes sont les mêmes que pour les autres produits, la connexion peut passer par vos identifiants Microsoft ou Google, et les utilisateurs peuvent être créés automatiquement depuis votre annuaire d'entreprise.
La description des sites, des bâtiments et des étages est également partagée avec le reste de la suite : si vous utilisez déjà Hamilton Meeting ou Hamilton Visitor, une bonne partie de ce socle est déjà en place. Les listes affichées à l'écran, y compris les plannings de présence, s'impriment et s'exportent au format de votre choix pour être retravaillées.
Par où commencer
Pour une première prise en main, voir "Réserver un bureau sur le plan" puis "Déclarer et planifier sa présence au bureau". Avant de planifier votre semaine, il est utile de lire "Comprendre sa politique flex office", qui explique les règles applicables à votre service.
Si vous encadrez une équipe, voir "Approuver les présences de son équipe" et "Définir les règles flex office de son service". Si vous préparez le déploiement, commencez par "Configurer les étages et placer les bureaux sur le plan" puis "Définir les politiques flex office" dans les guides administrateur Hamilton Deskbooking.