Gérer les groupes de bureaux et les droits de réservation

Créer un groupe de bureaux

Ouvrez Hamilton Meeting et cliquez sur Administration dans le menu de gauche.
Dans la section Droits, cliquez sur "Gestion des groupes de bureaux", puis Ajouter.
Renseignez le formulaire — la mécanique reflète celle des groupes de salles :
- Site et Nom du groupe (obligatoires).
- "Période d'accessibilité : réservations fermées après" et "Période d'accessibilité : réservations indisponibles avant" (obligatoires, numériques) : la fenêtre de réservation en jours — combien de jours à l'avance les membres peuvent réserver, et jusqu'à quand. Un utilisateur qui réserve hors fenêtre voit le message de hors période d'accessibilité.
- Interrupteurs "Accessible aux réservations" et "Visible sur le planning".
- Bureaux : choisissez le site, puis déplacez les bureaux de "Choix possibles" vers "Choix selectionnés" avec les boutons flèches.
- Horaires d'ouverture : des lignes d'horaire restreignant quand ces bureaux peuvent être réservés.
Validez.

Configurations types : un groupe par étage ou quartier affecté aux équipes qui y siègent, plus un groupe élargi pour les nomades.

Dans la section Utilisateurs, ouvrez chaque compte ("Gestion des utilisateurs").
Affectez les groupes de bureaux aux côtés des groupes de salles.
Validez : l'utilisateur voit et réserve désormais ces bureaux sur la carte et dans la recherche.

Les réglages du groupe d'utilisateurs activent les fonctions bureau :

Dans la section Droits, ouvrez "Gestion des groupes d'utilisateurs" et modifiez le groupe.
Cochez l'interrupteur Bureau pour donner aux membres l'accès au menu Bureau (carte, recherche, présence de l'équipe).
Dans la double liste de droits, ajoutez les droits liés aux bureaux selon les besoins :
- Gestion des bureaux : administrer les bureaux.
- Politique flex (site) ou politique flex (service) : administrer ou affiner les politiques.
- Approbation des présences (site) ou approbation des présences (service) : approuver les plannings de présence.
Validez.

Avec un compte de test dans le groupe, ouvrez Bureau, puis Plan : seuls les bureaux des groupes affectés apparaissent réservables ; les autres affichent "Vos droits sont insuffisants" dans leur fenêtre de réservation.
Essayez de réserver au-delà de la fenêtre : le message de hors période d'accessibilité confirme les jours d'ouverture et de fermeture.

L'accès bureau d'un utilisateur = l'interrupteur Bureau de son groupe d'utilisateurs + l'union de ses groupes de bureaux.
Les groupes de bureaux pilotent aussi ce que les écrans d'affichage bureaux peuvent montrer (périmètre de la configuration écran) — voir "Installer les tablettes de salle et les écrans d'affichage" dans les guides administrateur Hamilton Meeting.