Gérer les groupes d'utilisateurs
Ouvrez Hamilton Meeting, cliquez sur Administration, puis "Gestion des groupes d'utilisateurs" dans la section Droits.
Cliquez sur Ajouter (ou modifiez un groupe) et configurez-le :
Nom du groupe (obligatoire).
Statut (obligatoire) : le statut de réservation par défaut de ce groupe ; cochez Modifiable pour laisser les membres le changer à chaque réservation.
Interrupteurs de comportement : Surbooking, Réservation périodique (séries récurrentes), envoi automatique des emails, Payant (les réservations sont tarifées), Bureau (accès à la réservation de bureaux).
Affectez les droits : déplacez les entrées de "Choix possibles" vers "Choix selectionnés" avec les boutons flèches. Les droits couvrent :
Fonctions utilisateur : statistiques, états.
Validation : droit sur les règles de validation des réservations, rôle valideur.
Gestion des bureaux : bureaux, politique flex (site ou service), approbation des présences (site ou service).
Sections d'administration : sites, utilisateurs, groupes d'utilisateurs, paramétrages, modèles, pays, configuration, outils, postes de travail, contrôle d'accès, licences, résidents, visiteurs, lieux, prestations, salles, réservations, autres.
Validez. Chaque membre du groupe reçoit ces droits à sa prochaine connexion.
Chaque droit de section d'administration affiche ou masque le bloc correspondant du menu Administration — vous pouvez ainsi créer des rôles administrateurs ciblés (un "responsable restauration" avec la seule section Prestations, par exemple).
Gérer les groupes de salles
Dans la section Droits, cliquez sur "Gestion des groupes de salles".
Cliquez sur Ajouter et configurez le groupe :
Site et Nom du groupe (obligatoires).
"Période d'accessibilité : réservations fermées après" et "Période d'accessibilité : réservations indisponibles avant" (obligatoires, numériques) : la fenêtre de réservation en jours — jusqu'où les membres peuvent réserver à l'avance, et jusqu'à quand.
Interrupteurs "Accessible aux réservations" et "Visible sur le planning".
Salles : choisissez le site, puis déplacez les salles de "Choix possibles" vers "Choix selectionnés".
Politique de réunion confidentielle : non autorisée, optionnelle (désactivée par défaut), optionnelle (activée par défaut), ou obligatoire.
Horaires d'ouverture : des lignes d'horaire (jour, début, fin) qui restreignent quand les membres peuvent réserver ces salles.
Validez, puis affectez le groupe de salles aux utilisateurs (fiche utilisateur) pour qu'ils voient et réservent ces salles.
Bon à savoir
L'accès effectif d'un utilisateur = les droits de son groupe d'utilisateurs + l'union de ses groupes de salles.
Les groupes de bureaux suivent la même logique pour les bureaux — traités dans les guides administrateur Hamilton Deskbooking.
Les changements de droits s'appliquent à la prochaine connexion de l'utilisateur.