Guides administrateur
Retrouvez les guides pour l'administration et le parametrage de la suite Hamilton Apps
69 articles
- Automatiser le provisionnement des utilisateurs avec SCIMSCIM garde Hamilton Apps synchronisé avec votre fournisseur d'identité (Microsoft Entra ID, Okta...) : les collaborateurs sont créés, mis à jour et désactivés automatiquement depuis votre annuaire — aucun compte…
- Personnaliser les libellés et traductionsChaque texte de Hamilton Apps — noms de menus, libellés de champs, boutons, messages — est un libellé que vous pouvez reformuler. Renommez "Résident" en "Collaborateur", adaptez les termes à…
- Personnaliser l'apparence du portailDonnez à Hamilton Apps l'image de votre organisation : votre logo sur chaque écran, vos visuels derrière les pages de connexion et d'accueil — avec des visuels différents par site…
- Configurer le contrôle d'accès et le contrôle de présenceDeux fonctions bouclent la boucle entre réservations et bâtiment physique : le contrôle d'accès accorde l'accès aux portes aux participants, et le contrôle de présence libère automatiquement les salles quand…
- Configurer les types et statuts de réservationLes types classent les réservations (réunion interne, client, formation...) ; les statuts décrivent leur cycle de vie (confirmée, option, en attente, annulée). Les deux apparaissent sur chaque formulaire de réservation,…
- Configurer les paramètres généraux et la page d'informationL'écran de paramétrage commun règle le fonctionnement quotidien de la réservation — valeurs par défaut, ordres de tri, limites — tandis que la page d'information et la configuration de l'aide…
- Configurer les intégrations : email, API Hamilton et services webLa section Configuration connecte Hamilton Meeting à son environnement technique : le serveur SMTP qui envoie les emails, l'API Hamilton utilisée par le mobile et les services modernes, et les…
- Configurer les données de référence : civilités, pays, villes et jours particuliersUne grande partie de l'administration relève des données de référence : de courtes listes qui alimentent les formulaires partout. Tous ces écrans partagent le même modèle de liste — apprenez-le…
- Configurer les taxes, tarifs et codes d'imputationQuand salles ou prestations sont facturées — à des clients, ou en interne entre services — trois jeux de données entrent en jeu : les taux de TVA, les types…
- Connecter ses agendas : Exchange, Microsoft 365 et WebexLa synchronisation des calendriers garde Hamilton Meeting et votre messagerie cohérents : les réservations apparaissent dans les agendas des salles, et les réunions Outlook occupent les salles. L'intégration Webex relie…
- Créer et configurer les salles de réunionLa fiche salle pilote tout ce que voient les utilisateurs à la réservation : nom, capacité, aménagements, horaires d'ouverture, photos — plus les intégrations attachées à chaque salle (synchronisation d'agenda,…
- Personnaliser les modèles d'emails et les destinataires de notificationsChaque email envoyé par Hamilton Meeting — confirmations, modifications, annulations, rappels, décisions de validation — provient d'un modèle modifiable, par site et par langue. Les listes de diffusion ajoutent des…
- Définir les règles de validation des réservationsLes règles de validation décident quelles réservations exigent une approbation humaine avant confirmation — salles de prestige, événements externes, réservations payantes. Les règles mettent les réservations en attente ; les…
- Trouver et fusionner les fiches en doublonLes doublons s'installent : la même personne saisie deux fois, une société orthographiée de trois façons. L'outil de dédoublonnage trouve les doublons candidats en comparant les champs de votre choix,…
- Importer des données et planifier les tâches automatiséesLe moteur de tâches alimente Hamilton Meeting depuis vos systèmes sources : imports planifiés de résidents depuis des fichiers ou services web, imports de photos, purges et notifications — exécutés…
- Gérer les droits avec les groupes d'utilisateurs et de sallesDeux systèmes de groupes contrôlent qui peut faire quoi : les groupes d'utilisateurs portent les droits fonctionnels, et les groupes de salles portent l'accès aux salles (quelles salles un compte…
- Gérer les résidents, sociétés, départements et servicesLes résidents sont les personnes de votre organisation — les organisateurs, hôtes et participants de chaque réunion. Leurs fiches portent la société, le département et le service utilisés dans les…
- Gérer les aménagements et les équipements fixesLes aménagements décrivent comment une salle peut être disposée (théâtre, en U, salle du conseil) et fixent sa capacité. Les équipements fixes décrivent ce qui est installé en permanence et…
- Gérer le catalogue de prestations : familles, prestations et fournisseursLe catalogue de prestations est ce que les réservants commandent avec une salle : restauration, matériel, mise en place. Organisé en familles et sous-familles, chaque prestation porte son délai d'anticipation,…
- Gérer les utilisateursLe compte utilisateur est ce avec quoi les personnes se connectent. Chaque compte est lié à un collaborateur (résident), appartient à un groupe de droits, et peut être dédié à…
- Gérer les fiches et statuts de visiteursLes participants externes invités aux réunions deviennent des fiches visiteurs dans Hamilton Meeting. Les administrateurs maintiennent ces fiches et les listes de référence qui les décrivent : statuts, sociétés et…
- Installer les tablettes de salle et les écrans d'affichageDeux types d'équipements prolongent Hamilton Meeting dans le couloir : les tablettes de porte de chaque salle pour réserver et confirmer sur place, et les écrans d'affichage montrant la disponibilité…
- Configurer les sites, bâtiments, étages et parkingsLes salles vivent quelque part : un site, un bâtiment, un étage. Mettre en place cette hiérarchie en premier fait s'emboîter naturellement toutes les étapes suivantes — salles, bureaux, plannings,…
- Consulter et gérer les licencesHamilton Meeting est licencié à l'usage ; l'écran Licences montre ce à quoi votre organisation a droit et ce qui est consommé. Savoir où vous en êtes évite les surprises…
- Configurer les propriétés et équipements des bureauxDerrière chaque marqueur se trouve une fiche bureau : nom, localisation, ordre et règles de disponibilité. Techniquement, un bureau est une fiche salle avec l'interrupteur Bureau activé — un formulaire…
- Définir les politiques flex officeLes politiques flex office codifient vos règles de travail hybride : jours sur site, jours obligatoires, approbation des plannings. Vous créez les politiques de site et, si besoin, des politiques…
- Gérer les groupes de bureaux et les droits de réservationQui peut réserver quels bureaux, et avec quelle avance ? Les groupes de bureaux regroupent les bureaux, fixent la fenêtre de réservation et sont affectés aux utilisateurs. Avec les droits…
- Configurer les étages et placer les bureaux sur le planLa carte interactive des bureaux sur laquelle réservent vos utilisateurs se construit en deux étapes : charger un plan sur chaque étage, puis positionner les marqueurs de bureaux dessus. Les…
- Gérer en masse les visites, visiteurs et sociétésNettoyer un an de visites, corriger une société sur des centaines de fiches, purger les visiteurs obsolètes : la section Outils offre trois écrans de masse conçus pour la maintenance…
- Configurer l'intégration du contrôle d'accès et les profilsConnecté à votre système de contrôle d'accès physique, Hamilton Visitor transforme les enregistrements en droits de portes : le badge visiteur ouvre exactement ce que la visite autorise, et chaque…
- Configurer les paramètres généraux et les données de référenceLes écrans de paramétrage règlent le comportement de l'accueil globalement et par site, et des listes de référence alimentent chaque formulaire. Cet article documente aussi le modèle de liste standard…
- Configurer les intégrations : Microsoft Graph, email et API HamiltonLa section Configuration connecte Hamilton Visitor à votre environnement technique : Microsoft Graph pour les fonctions Microsoft 365, le relais SMTP pour chaque email, l'API Hamilton pour les services compagnons,…
- Configurer les colis, casiers, clés et dispositifs travailleur isoléLes modules annexes de l'accueil — courrier, remise de clés, protection du travailleur isolé — reposent sur des données de référence maintenues dans la section Autres de l'administration.
- Configurer les menus du portail par groupes de sitesSur les plateformes multi-sites, le portail peut proposer des menus différents selon le groupe de sites : quelles applications et entrées chaque population voit à la connexion. Cette configuration vit…
- Configurer les compagnies de taxi et les statuts de coursesLe module taxi réserve et suit les courses des visiteurs et du personnel. Sa configuration vit à trois endroits : les compagnies de taxi, les statuts de courses, et les…
- Configurer les types : visites, pièces d'identité, véhicules, messages et transporteursCinq listes de types classent ce qui transite par l'accueil. Elles façonnent les formulaires, pilotent les circuits et dimensionnent les statistiques.
- Connecter les périphériques : scanners, caméras, lecteurs biométriques et tablettes de signatureLe matériel d'accueil accélère les enregistrements : scanner une pièce d'identité, prendre une photo, capturer une signature ou une empreinte. Déclarer les appareils et les affecter aux postes fait apparaître…
- Personnaliser les modèles d'emails et de signaturesDeux autres familles de modèles complètent l'expérience visiteur : les emails envoyés par Hamilton Visitor (invitations, notifications, alertes colis) et les documents de signature que les visiteurs signent au guichet.
- Définir les localisations et zones restreintesAu-delà des bâtiments et étages, deux couches de lieux pilotent les circuits de visite : les localisations, destinations précises vers lesquelles pointent les visites, et les zones à régime restrictif…
- Définir les règles de validation des visites et les groupes de valideursLes règles de validation décident quelles demandes de visite doivent être examinées avant la venue du visiteur — et qui les examine. Avec les règles CPPA des zones restreintes, elles…
- Concevoir les modèles de badges, étiquettes et invitationsCe que les visiteurs tiennent en main — badges, étiquettes, pages de visite des emails d'invitation — se conçoit ici, au pixel près, avec les éditeurs de modèles.
- Importer des données et nettoyer les doublonsLes données d'accueil vivent longtemps et viennent de partout. Le moteur de tâches alimente Hamilton Visitor automatiquement — résidents depuis fichiers ou services web, photos, purges — et l'outil de…
- Gérer les types de documents et les renouvellementsL'accès dépend souvent de documents valides : papiers d'identité, assurances, plans de prévention, formations. Vous définissez les types de documents et leurs règles de validité ; l'application suit expiration et…
- Gérer les sociétés hébergées et leur personnelCertaines sociétés externes vivent en permanence sur votre site — prestataires, locataires, partenaires. Leur personnel n'est ni résident ni visiteur du jour : c'est du personnel hébergé, avec ses propres…
- Gérer les droits des résidents et les délégationsLes résidents (vos collaborateurs) utilisent aussi Hamilton Visitor — comme hôtes qui pré-enregistrent leurs invités. Leur propre système de droits contrôle ce qu'ils peuvent faire, quels types de visites ils…
- Gérer les résidents, sociétés, départements et servicesLes résidents sont les hôtes de chaque visite : leurs fiches doivent être exactes pour que l'accueil les joigne, que les colis les trouvent, et que les statistiques aient un…
- Gérer les utilisateurs et groupes de droitsLes comptes utilisateurs et leurs groupes de droits décident qui fait quoi : hôtes d'accueil, valideurs, équipe courrier, lecteurs de statistiques. Les droits sont fins — un droit par fonction…
- Gérer les fiches visiteurs, statuts et fonctionsLes fiches visiteurs sont le capital de Hamilton Visitor : une fiche propre par personne, réutilisée à chaque visite. L'administration maintient les fiches, leur classement et les archives de signatures.
- Configurer les sites, bâtiments, étages, guichets et parkingsChaque visite se passe quelque part : un site, un bâtiment, un étage — et se traite à un guichet. Cette structure est le socle de l'accueil, des statistiques et…
- Configurer les postes de travail, tablettes et bornesL'accueil tourne sur du matériel : des postes de travail tenus aux guichets, et des tablettes ou bornes en libre-service où les visiteurs s'enregistrent eux-mêmes. Les déclarer et les configurer…
- Consulter et gérer les licencesHamilton Visitor est licencié à l'usage. L'écran Licences montre vos droits et leur consommation — vérifiez-le avant d'intégrer de nouveaux hôtes d'accueil ou d'ouvrir de nouveaux guichets.
- Construire les checklistsLes checklists transforment les contrôles récurrents en faits vérifiés. En construire une prend deux étapes : créer les lignes de vérification, puis les assembler dans une checklist rattachée à un…
- Configurer les événements, familles d'événements et événements systèmeLe catalogue d'événements est la langue de la main courante : chaque incident enregistré pointe vers un type d'événement, organisé en familles. Les événements système étendent le catalogue à ce…
- Configurer les paramètres généraux et les libellésLes écrans de paramétrage règlent le comportement de l'application — globalement et par site — et l'éditeur de libellés reformule l'interface dans le vocabulaire de votre organisation.
- Configurer les intégrations : email et API HamiltonLa section Configuration connecte Hamilton Security à son environnement technique : le serveur SMTP pour les notifications, l'API Hamilton pour les services compagnons, les connexions aux bases de données et…
- Configurer le suivi des mouvements de personnesL'écran des mouvements de personnes (BTR) trace qui entre et sort de la zone contrôlée. Ses données de référence — les fiches BTR elles-mêmes — se maintiennent dans l'administration, et…
- Configurer les vacationsLes vacations structurent la journée des agents : matin, jour, nuit — chacune avec ses jours, sa plage et ses heures. Les agents ouvrent leur vacation à la prise de…
- Configurer les postes de travail et périphériquesLes postes de sûreté sont équipés : lecteurs de badges, scanners de pièces d'identité, lecteurs de ronde, capteurs d'empreintes, tablettes de signature. Déclarer les postes et affecter leurs périphériques fait…
- Créer les fiches de consignes et consignes permanentesLes consignes sont les ordres selon lesquels vos agents travaillent. Hamilton Security les gère en couches : fiches de prise de poste, consignes permanentes (partagées entre sites), consignes associées aux…
- Concevoir des modèles de rapports personnalisésLes rapports d'événements — accident, intervention, inspection — se construisent à partir de modèles que vous concevez : champs, types, mise en page. Les agents les remplissent depuis la main…
- Gérer les agents, équipes et qualificationsLes agents sont les utilisateurs de Hamilton Security : gardiens, superviseurs, opérateurs. Leurs fiches portent identifiants, équipe, qualifications et carte professionnelle — et, sur les sites équipés, leur empreinte pour…
- Gérer les armoires à clés, les clés et les autorisations d'empruntLe module clés reflète vos armoires physiques : chaque armoire, chaque crochet, chaque clé — et qui est autorisé à emprunter quoi. Une configuration fidèle rend les circuits d'emprunt et…
- Gérer les fiches résidents et visiteursHamilton Security partage ses fiches de personnes avec les autres applications Hamilton : résidents et visiteurs apparaissent dans les mouvements, événements et prêts de clés. L'administration maintient les deux, plus…
- Gérer les sites, groupes de sites et le mode multi-siteHamilton Security s'organise par site : chaque événement, mission, ronde et agent appartient à l'un d'eux. Les groupes de sites servent aux superviseurs multi-sites, et le mode multi-site adapte l'application…
- Gérer les groupes de droits utilisateurLes groupes de droits définissent ce que chaque profil d'utilisateur peut voir et faire — de l'agent de terrain à l'administrateur de site. Un groupe, un rôle : agents, superviseurs,…
- Planifier les missions : agenda, types et horairesLes missions sont les tâches planifiées de chaque poste — ouvertures, rondes, accompagnements. Définissez le catalogue et les types, puis planifiez-les dans l'agenda ; l'application génère les missions du jour…
- Configurer les lieux : lieux, bâtiments, secteurs, rues et locauxChaque événement de la main courante répond à la question "où ?". Les listes de référence — lieux, bâtiments, secteurs, rues et locaux — forment le vocabulaire choisi par les…
- Configurer les rondes : parcours, tags et rondiersUne ronde est un parcours de points de passage (tags) effectué avec un rondier. Configurer les rondes, c'est déclarer les appareils, enregistrer les tags, composer les parcours — et capturer…
- Consulter et gérer les licencesHamilton Security est licencié à l'usage. L'écran Licences montre vos droits et leur consommation — vérifiez-le avant d'intégrer de nouveaux agents ou d'ouvrir de nouveaux postes.