Hamilton Meeting
21 articles
- Configurer le contrôle d'accès et le contrôle de présenceDeux fonctions bouclent la boucle entre réservations et bâtiment physique : le contrôle d'accès accorde l'accès aux portes aux participants, et le contrôle de présence libère automatiquement les salles quand…
- Configurer les types et statuts de réservationLes types classent les réservations (réunion interne, client, formation...) ; les statuts décrivent leur cycle de vie (confirmée, option, en attente, annulée). Les deux apparaissent sur chaque formulaire de réservation,…
- Configurer les paramètres généraux et la page d'informationL'écran de paramétrage commun règle le fonctionnement quotidien de la réservation — valeurs par défaut, ordres de tri, limites — tandis que la page d'information et la configuration de l'aide…
- Configurer les intégrations : email, API Hamilton et services webLa section Configuration connecte Hamilton Meeting à son environnement technique : le serveur SMTP qui envoie les emails, l'API Hamilton utilisée par le mobile et les services modernes, et les…
- Configurer les données de référence : civilités, pays, villes et jours particuliersUne grande partie de l'administration relève des données de référence : de courtes listes qui alimentent les formulaires partout. Tous ces écrans partagent le même modèle de liste — apprenez-le…
- Configurer les taxes, tarifs et codes d'imputationQuand salles ou prestations sont facturées — à des clients, ou en interne entre services — trois jeux de données entrent en jeu : les taux de TVA, les types…
- Connecter ses agendas : Exchange, Microsoft 365 et WebexLa synchronisation des calendriers garde Hamilton Meeting et votre messagerie cohérents : les réservations apparaissent dans les agendas des salles, et les réunions Outlook occupent les salles. L'intégration Webex relie…
- Créer et configurer les salles de réunionLa fiche salle pilote tout ce que voient les utilisateurs à la réservation : nom, capacité, aménagements, horaires d'ouverture, photos — plus les intégrations attachées à chaque salle (synchronisation d'agenda,…
- Personnaliser les modèles d'emails et les destinataires de notificationsChaque email envoyé par Hamilton Meeting — confirmations, modifications, annulations, rappels, décisions de validation — provient d'un modèle modifiable, par site et par langue. Les listes de diffusion ajoutent des…
- Définir les règles de validation des réservationsLes règles de validation décident quelles réservations exigent une approbation humaine avant confirmation — salles de prestige, événements externes, réservations payantes. Les règles mettent les réservations en attente ; les…
- Trouver et fusionner les fiches en doublonLes doublons s'installent : la même personne saisie deux fois, une société orthographiée de trois façons. L'outil de dédoublonnage trouve les doublons candidats en comparant les champs de votre choix,…
- Importer des données et planifier les tâches automatiséesLe moteur de tâches alimente Hamilton Meeting depuis vos systèmes sources : imports planifiés de résidents depuis des fichiers ou services web, imports de photos, purges et notifications — exécutés…
- Gérer les droits avec les groupes d'utilisateurs et de sallesDeux systèmes de groupes contrôlent qui peut faire quoi : les groupes d'utilisateurs portent les droits fonctionnels, et les groupes de salles portent l'accès aux salles (quelles salles un compte…
- Gérer les résidents, sociétés, départements et servicesLes résidents sont les personnes de votre organisation — les organisateurs, hôtes et participants de chaque réunion. Leurs fiches portent la société, le département et le service utilisés dans les…
- Gérer les aménagements et les équipements fixesLes aménagements décrivent comment une salle peut être disposée (théâtre, en U, salle du conseil) et fixent sa capacité. Les équipements fixes décrivent ce qui est installé en permanence et…
- Gérer le catalogue de prestations : familles, prestations et fournisseursLe catalogue de prestations est ce que les réservants commandent avec une salle : restauration, matériel, mise en place. Organisé en familles et sous-familles, chaque prestation porte son délai d'anticipation,…
- Gérer les utilisateursLe compte utilisateur est ce avec quoi les personnes se connectent. Chaque compte est lié à un collaborateur (résident), appartient à un groupe de droits, et peut être dédié à…
- Gérer les fiches et statuts de visiteursLes participants externes invités aux réunions deviennent des fiches visiteurs dans Hamilton Meeting. Les administrateurs maintiennent ces fiches et les listes de référence qui les décrivent : statuts, sociétés et…
- Installer les tablettes de salle et les écrans d'affichageDeux types d'équipements prolongent Hamilton Meeting dans le couloir : les tablettes de porte de chaque salle pour réserver et confirmer sur place, et les écrans d'affichage montrant la disponibilité…
- Configurer les sites, bâtiments, étages et parkingsLes salles vivent quelque part : un site, un bâtiment, un étage. Mettre en place cette hiérarchie en premier fait s'emboîter naturellement toutes les étapes suivantes — salles, bureaux, plannings,…
- Consulter et gérer les licencesHamilton Meeting est licencié à l'usage ; l'écran Licences montre ce à quoi votre organisation a droit et ce qui est consommé. Savoir où vous en êtes évite les surprises…