Ouvrir la gestion des salles
Ouvrez Hamilton Meeting et cliquez sur Administration dans le menu de gauche.
Dans la section Salles, cliquez sur "Gestion des salles".
La liste affiche vos salles avec des filtres par site, bâtiment et nom. Cliquez sur Ajouter pour créer une salle ou sur l'icône d'édition pour en ouvrir une.
Remplir la fiche salle
Les champs marqués d'une étoile sont obligatoires :
Site et Bâtiment (obligatoires), Etage.
Ordre (obligatoire, numérique) : la position de la salle dans les listes triées.
Numéro de salle et Nom de la salle (obligatoire).
Téléphone et Tél. direct : affichés dans le détail des réservations.
Adresse, et le code utilisé par les systèmes externes (OpenPortal) le cas échéant.
Participants à distance : autoriser le décompte des participants à distance pour cette salle.
Bureau : cet interrupteur transforme la fiche en bureau réservable au lieu d'une salle de réunion — laissez-le désactivé pour les salles. Les bureaux se gèrent dans la section Bureau (voir les guides administrateur Hamilton Deskbooking).
Surveillez les erreurs à l'écran : l'ordre et les délais doivent être numériques, et le site, le bâtiment, l'ordre et le nom sont requis.
Définir les horaires d'ouverture
Dans le bloc "Horaires d'ouverture", cliquez sur l'icône d'ajout de ligne pour créer une ligne d'horaire.
Pour chaque ligne : cochez la case d'activation, choisissez le ou les jours et réglez les heures de début et de fin.
Supprimez une ligne avec l'icône croix. Des heures invalides déclenchent l'erreur sur le champ horaires.
Les réservations ne sont possibles que dans ces horaires.
Définir les aménagements et la capacité
Chaque salle propose un ou plusieurs aménagements (en U, théâtre, salle du conseil...) :
Dans la fiche salle, ajoutez les aménagements pris en charge et définissez la capacité de chacun.
La liste des aménagements elle-même se gère dans "Gestion des aménagements" — voir "Gérer les aménagements et les équipements fixes".
Un aménagement porteur de réservations ne peut pas être supprimé ("Cet amenagement ne peut pas être supprimé...") — archivez-le plutôt.
Ajouter photos et QR codes
Photos : utilisez le chargement de photos de la salle pour ajouter des images ; elles apparaissent dans le détail de la salle présenté aux réservants.
QR codes : "Imprimer QR code" génère le code imprimable à coller à la porte — les utilisateurs le scannent pour atteindre la page de réservation de la salle.
Intégrations de la salle
Trois sections par salle activent les intégrations configurées globalement :
Synchronisation d'agenda : cochez Synchronisé et saisissez l'email de l'agenda de la salle pour la synchroniser avec Exchange — voir "Connecter ses agendas : Exchange, Microsoft 365 et Webex". La date de dernière synchronisation est affichée.
Synchronisation Webex : cochez Synchronisé pour lier l'équipement Webex de la salle.
Contrôle de présence : activez-le, choisissez le profil de contrôle de présence, le code du capteur, le délai d'email et le délai d'annulation (en minutes) — voir "Configurer le contrôle d'accès et le contrôle de présence".
Salles associées
"Salles associées" déclare les salles combinables (cloisons modulaires) : les utilisateurs peuvent alors réserver la combinaison en une seule opération.
Bon à savoir
La visibilité et la réservabilité de chaque salle pour chaque population d'utilisateurs sont contrôlées par les groupes de salles — voir "Gérer les droits avec les groupes d'utilisateurs et de salles".