Ouvrir l'écran de recherche
Ouvrez Hamilton Meeting.
Dans le menu de gauche, cliquez sur Réservation. L'écran Réservation s'ouvre avec trois onglets : Réservation, Informations complémentaires et Filtre.
Saisir le créneau
Sur la ligne Début, saisissez la date et l'heure de début (heures et minutes). L'icône calendrier permet de choisir la date visuellement.
Sur la ligne Fin, saisissez la date et l'heure de fin.
Pour rechercher plusieurs dates à la fois (réunion hebdomadaire par exemple), cliquez sur "Choisir une périodicité" à côté de la ligne Fin. Voir l'article "Créer une réservation périodique".
Si le message "La date ou l'heure n'est pas valide" s'affiche, vérifiez que la fin est après le début et que les deux sont dans le futur.
Décrire la réunion
Toujours sur l'onglet Réservation, renseignez les détails :
Objet : le sujet de la réunion. Selon la configuration de votre organisation, il peut être obligatoire.
Organisateur : la personne pour qui la réservation est faite. Ce champ est obligatoire. Tapez un nom et choisissez dans les suggestions, ou cliquez sur la loupe pour rechercher.
Nombre de participants prévus : sert à ne garder que les salles assez grandes.
Code imputation : le code analytique auquel imputer la réservation. Peut être obligatoire selon la configuration.
Type et Statut : classez la réservation si plusieurs valeurs sont proposées.
L'onglet Informations complémentaires propose des champs optionnels : observation, interlocuteur et, si activés, réservation payante et réunion en ligne.
Affiner le lieu et les caractéristiques
Sur l'onglet Réservation, dans la partie Lieux, sélectionnez le Site, puis éventuellement le Bâtiment, l'Etage et même une Salle précise.
Ouvrez l'onglet Filtre pour affiner :
Aménagement : la disposition voulue (en U, théâtre...).
Places minimum et Places maximum.
Equipement : tapez un nom d'équipement (vidéoprojecteur par exemple) et choisissez dans les suggestions.
Salle associée : inclure les salles combinables.
Lancer la recherche
Cliquez sur Rechercher en bas de l'écran.
L'écran de résultats liste les salles correspondantes avec bâtiment, site, aménagement, capacité, tarif, temps de préparation, temps de rangement et le message éventuel attaché à la salle.
Cliquez sur un en-tête de colonne pour trier.
À propos des résultats :
Un avertissement signale les salles soumises à validation : "La salle est soumise à validation." Votre réservation devra être approuvée.
Les temps de préparation et de rangement bloquent la salle autour de votre créneau ; un message vous prévient en cas de chevauchement.
Si vous avez recherché plusieurs dates, les résultats indiquent le nombre de "Dates non disponibles" par salle.
Si aucune salle n'apparaît :
"Aucune salle ne correspond a votre recherche ou vos droits sont insuffisants." : élargissez vos filtres, ou contactez votre administrateur si vous devriez voir plus de salles.
"Aucune salle disponible pour cette période." : essayez un autre créneau.
Pour recommencer, cliquez sur Nettoyer pour réinitialiser le formulaire.
Étape suivante
Sélectionnez la salle voulue et poursuivez avec l'article "Réserver une salle de réunion".