Hamilton Meeting
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- Ajouter des participants et vérifier leur disponibilitéAttachez des participants à toute réservation, prévenez-les par email et suivez leur mode de participation. Avant de fixer le créneau, la disponibilité des agendas vous aide à trouver le moment…
- Valider ou refuser les demandes de réservationCertaines salles sont soumises à validation : les réservations restent en attente jusqu'à l'approbation d'un valideur. Si vous êtes valideur, le menu Validation rassemble les demandes, la prise de décision…
- Réserver une salle de réunionDeux chemins pour réserver une salle dans Hamilton Meeting : depuis l'écran de recherche, ou directement depuis le planning. Le résultat est le même — une réservation à enrichir ensuite…
- Réserver pour un collègue grâce aux délégationsAvec les délégations, un collègue peut vous autoriser à réserver en son nom — pratique pour les assistants ou pendant une absence. En basculant sur un délégant, vous travaillez avec…
- Inviter des visiteurs à sa réunionLes visiteurs externes s'ajoutent à une réservation comme les participants internes. Les enregistrer à l'avance fluidifie leur arrivée : selon la configuration, ils sont annoncés à l'accueil et pré-enregistrés dans…
- Gérer ses réservations : modifier, annuler et consulter l'historiqueL'écran Mes réservations rassemble vos réservations à venir. Ouvrez le détail d'une réservation, modifiez-la, dupliquez-la, terminez-la en avance ou annulez-la. Les réservations passées restent consultables dans l'Historique.
- Commander des prestations pour sa réservationAttachez des prestations à une réservation : restauration, équipement complémentaire, préparation de salle et tout autre service proposé par votre organisation. Chaque prestation appartient à un catalogue organisé en familles…
- Rechercher une salle de réunion disponibleHamilton Meeting trouve les salles libres sur votre créneau et adaptées à votre besoin : capacité, aménagement, équipement et localisation. L'écran de recherche est le point de départ de chaque…
- Définir des rappels et notifications email sur une réservationNe manquez plus une réunion et informez les bonnes personnes : chaque réservation peut porter des rappels envoyés avant le début, et des notifications email pour l'organisateur, l'interlocuteur et chaque…
- Créer une réservation périodiquePour les réunions qui se répètent — point d'équipe hebdomadaire, revue mensuelle — réservez toutes les dates d'un coup. Vous définissez la périodicité, vérifiez les dates proposées, et Hamilton Meeting…
- Suivre et préparer les commandes de prestationsVous livrez des prestations commandées avec les réservations — restauration, équipement, préparation ? Le tableau de bord des prestations est votre liste de travail : toutes les réservations incluant vos…
- Consulter le planning des sallesLe planning offre une vue d'ensemble des salles et de leurs réservations. Repérez les créneaux libres d'un coup d'œil, suivez l'activité d'un bâtiment, ou réservez directement depuis la grille.
- Consulter les statistiques et générer les étatsHamilton Meeting propose des graphiques et des états prêts à l'emploi sur les réservations, salles, organisateurs, prestations et la présence. Suivez l'activité de vos salles et produisez les chiffres attendus…
- Consulter son planning personnelLe planning personnel affiche toutes les réunions d'une personne, toutes salles confondues. Consultez votre propre agenda ou, si vos droits le permettent, celui d'un collègue.