Trouver un créneau avec la disponibilité des agendas
À utiliser avant de réserver, pour comparer les agendas des participants :
Dans le menu de gauche, cliquez sur Réservation, puis "Disponibilité des agendas".
Saisissez la plage de dates à explorer (Début et Fin) et la Durée de la réunion en heures et minutes.
Ajoutez les participants :
Tapez un nom dans le champ Participants et choisissez dans les suggestions, ou
Cliquez sur l'icône d'ajout (+) pour rechercher dans l'annuaire ou créer un nouveau visiteur externe.
Cliquez sur Rechercher.
L'écran affiche les dates et heures proposées où tous les participants sont disponibles. Si rien ne s'affiche, élargissez la plage ou réduisez la durée.
Cliquez sur Valider sur la proposition retenue pour reporter créneau et participants dans une nouvelle réservation.
Pour recommencer, cliquez sur Nettoyer.
Ajouter des participants à une réservation
Ouvrez votre réservation : menu Mes réservations, cliquez sur la réservation, puis Modifier. (Juste après la création, le raccourci Participant fait la même chose.)
Descendez jusqu'à la section Participants.
Ajoutez les personnes de trois façons :
Tapez un nom dans le champ de recherche et choisissez dans les suggestions.
Cliquez sur l'icône d'ajout (+) pour ouvrir la fenêtre de recherche, qui permet aussi de créer un nouveau visiteur.
Cliquez sur l'icône d'import de groupe pour ajouter de nombreux visiteurs depuis un fichier (voir "Inviter des visiteurs à sa réunion").
Pour chaque participant, réglez les colonnes du tableau :
Email : cochez la case pour prévenir la personne par email. La case de l'en-tête notifie tout le monde d'un coup.
Mode : Présentiel ou À distance.
Disponibilité : indique si la personne est déjà occupée sur ce créneau. L'icône de rafraîchissement met à jour l'information.
Pour retirer un participant, cliquez sur la croix de sa ligne.
Enregistrez la réservation.
Le compteur à côté du titre de section suit le nombre d'inscrits, et la capacité maximale de la salle est rappelée à côté du nombre de participants.
Bon à savoir
Les participants peuvent être des collègues (résidants) ou des visiteurs externes.
Une fiche incomplète est signalée (par exemple email manquant) pour vous inviter à la compléter.
Selon la configuration, un véhicule peut être enregistré pour un participant (immatriculation, marque, modèle et couleur), utile à l'accueil et au parking.