Ajouter un visiteur existant
Ouvrez votre réservation (Mes réservations, puis Modifier) et descendez à la section Participants.
Tapez le nom du visiteur dans le champ de recherche : s'il est déjà venu, choisissez-le dans les suggestions — sa fiche est réutilisée.
Ou cliquez sur l'icône d'ajout (+) pour ouvrir la fenêtre de recherche des visiteurs et le sélectionner.
Créer un nouveau visiteur
Si la personne n'a jamais été enregistrée :
Dans la section Participants, cliquez sur l'icône d'ajout (+), puis choisissez Nouveau (également proposé automatiquement quand le nom saisi n'a aucune correspondance).
Renseignez le formulaire "Saisir un nouveau visiteur". Les champs marqués d'une étoile sont obligatoires ; votre organisation décide lesquels. Champs habituels :
Civilité, Nom, Prénom
Statut du visiteur (invité, prestataire...)
Société : la loupe permet de rechercher et sélectionner la société
Fonction, Email, Adresse, Ville, Pays
Confirmez. Le visiteur est ajouté aux participants de la réservation.
Cochez la case email de sa ligne pour lui envoyer le détail de la réunion, et réglez son Mode (Présentiel ou À distance).
Importer une liste de visiteurs
Pour les grandes réunions et événements, ajoutez tous les visiteurs depuis un fichier :
Dans la section Participants, cliquez sur l'icône d'import de groupe ("Importation des visiteurs").
Cliquez sur Modèle pour télécharger le format de fichier attendu.
Remplissez le modèle, un visiteur par ligne, sans modifier les colonnes.
De retour dans la fenêtre d'import, sélectionnez votre fichier et cliquez sur Valider.
L'écran confirme l'import et affiche les "Lignes rejetées" avec la raison (champ obligatoire manquant, valeur invalide...). Corrigez ces lignes dans le fichier et réimportez-les.
L'import crée les visiteurs et annonce leur visite en une seule opération.
Bon à savoir
Un véhicule (immatriculation, marque, modèle et couleur) peut être enregistré pour chaque visiteur afin de faciliter l'accès et le stationnement le jour J.
Si votre organisation utilise aussi Hamilton Visitor, les visiteurs enregistrés apparaissent dans la liste des visites attendues de l'accueil, prêts pour un enregistrement rapide.