Ouvrir la liste des pré-enregistrements
Ouvrez Hamilton Visitor.
Dans le menu de gauche, cliquez sur Accueil, puis "Pré-enregistrement".
Trouver une visite attendue
Réglez la plage de dates avec les champs Du et Au (aujourd'hui par défaut).
Recherchez par visiteur, société, résident (hôte), badge, motif, identifiant de visite ou plaque du véhicule.
Ouvrez le panneau Filtre pour des critères plus fins : type de visite, site, localisation, bâtiment, plaque du véhicule, et le statut de l'invitation — Non confirmé, Décliné ou Confirmé — quand votre organisation envoie des invitations avec lien de confirmation.
Cliquez sur Rechercher. Nettoyer réinitialise.
Chaque ligne affiche l'horaire, le visiteur, la société, l'hôte, le motif et le site de la visite. Les indicateurs VIP et PMR ressortent pour que l'accueil se prépare.
Enregistrer l'arrivée d'une visite attendue
Ouvrez la visite depuis la liste — la fiche s'ouvre pré-remplie.
Vérifiez l'identité, complétez la fiche (photo, pièce d'identité) si nécessaire, puis cliquez sur "Valider l'entrée" ou "Valider + imp." — voir "Enregistrer les visiteurs à l'accueil".
Modifier ou annuler une visite pré-enregistrée
Ouvrez la visite depuis la liste.
Mettez à jour les informations (horaire, hôte, motif, visiteurs) et validez, ou annulez la visite si elle n'aura pas lieu.
Bon à savoir
Les pré-enregistrements sont créés par les hôtes (voir "Pré-enregistrer une visite en tant qu'hôte"), par l'accueil, ou importés en masse (voir "Importer des visites et visiteurs en masse").
Les visites soumises à validation n'apparaissent ici qu'une fois approuvées — voir "Valider les visites et gérer les demandes d'accès".
Le statut de confirmation d'invitation aide à anticiper les absences : relancez l'hôte pour les visites Déclinées et Non confirmées.