Ouvrir l'écran d'accueil
Ouvrez Hamilton Visitor.
Dans le menu de gauche, cliquez sur Accueil, puis Accueil.
La liste affiche les visites du jour. Retrouvez un visiteur rapidement avec la recherche : choisissez un critère — visiteur, société du visiteur, société du résident, résident (hôte), badge, motif de visite, ticket, identifiant de visite ou plaque du véhicule — et saisissez votre texte. Les bascules et le panneau Filtre affinent la sélection : type de visite, statut du visiteur, localisation, bâtiment, nature de la visite (visite ou travaux), statut de confirmation de l'invitation, et les indicateurs VIP, Restaurant, PMR (personne à mobilité réduite) et Véhicule. Cochez "Déjà venu" pour inclure les visiteurs récurrents.
Enregistrer l'arrivée d'un visiteur attendu
Trouvez le visiteur dans la liste — il a été pré-enregistré par son hôte.
Ouvrez la visite : la fiche apparaît avec les informations du visiteur et du rendez-vous déjà remplies.
Vérifiez l'identité du visiteur et complétez ce qui manque (voir la section suivante pour la photo et la pièce d'identité).
Cliquez sur "Valider l'entrée" pour enregistrer l'arrivée, ou "Valider + imp." pour l'enregistrer et imprimer le badge visiteur en une étape.
Enregistrer un visiteur imprévu
Sur l'écran d'accueil, démarrez une nouvelle visite ("Nouvelle visite"). La fiche de visite s'ouvre avec deux onglets : Visiteur et Réunion.
Sur l'onglet Visiteur, cherchez le visiteur par son nom :
Si la personne est déjà venue, choisissez-la dans les suggestions — sa fiche est réutilisée.
Sinon, choisissez Nouveau pour créer le visiteur : remplissez le formulaire d'identité (nom, prénom, statut, société, fonction, email... ; les champs marqués d'une étoile sont obligatoires).
Complétez la fiche du visiteur selon les exigences de votre site :
Photo : prenez-la avec la webcam, une tablette, ou importez un fichier image. Un bouton de suppression retire une photo erronée.
Pièce d'identité : cliquez sur "Pièce d'identité" pour scanner le document avec le lecteur (lecture MRZ) — les données du visiteur se remplissent automatiquement.
Le lien Messages vous alerte quand des messages existent pour ce visiteur, ce statut, cette société ou ce pays.
Sur l'onglet Réunion, définissez l'hôte (résident), le motif de la visite, les dates et la localisation.
Cliquez sur "Valider l'entrée" ou "Valider + imp.".
Si un message indique "Cette visite doit être à l'accueil de [site]", orientez le visiteur vers le guichet du bon site.
Enregistrer un groupe
Sur la fiche de visite, cliquez sur "Groupe visiteurs" pour passer en mode groupe.
Ajoutez les visiteurs un par un (le nombre maximum par fiche est affiché), ou cliquez sur l'icône d'import pour les charger depuis un fichier (voir "Importer des visites et visiteurs en masse").
Validez l'entrée du groupe ; les badges peuvent être imprimés pour tous les membres.
Mettre un visiteur en attente
Si l'hôte est injoignable ou si la visite ne peut pas encore commencer, cliquez sur "En attente" : la visite rejoint la liste d'attente, visible de tous les guichets — voir "Enregistrer les sorties et gérer la liste d'attente".
Bon à savoir
Selon l'équipement de votre site, des boutons supplémentaires apparaissent pour les imprimantes à badges, webcams, tablettes, scanners de documents et tablettes de signature.
Si votre site compte plusieurs guichets d'accueil, vous choisissez votre guichet en entrant dans la zone d'accueil ; les visites sont tracées par guichet.