Trouver une réservation
Dans le menu de gauche, cliquez sur Mes réservations. L'écran Réservations s'ouvre avec vos réservations à venir.
Ajustez la liste si besoin :
Réglez la plage de dates avec les champs Du et Au.
Laissez la case "Mes réservations" cochée pour ne voir que les vôtres, ou décochez-la pour voir toutes celles auxquelles vous avez accès.
Cliquez sur Filtre pour déplier les critères : réservations de Salle ou de Desk, recherche par Personne, Référence ou Objet, Groupe de salle, Type, Statut, Site, Bâtiment, Etage et Salle.
Cliquez sur Rechercher. Un en-tête de colonne trie la liste. Nettoyer réinitialise les filtres.
Sauvegardez votre combinaison de filtres avec l'icône de sauvegarde et rappelez-la avec l'icône de liste. Le bouton "Nouvelle réservation" mène directement à la recherche de salle.
Ouvrir le détail d'une réservation
Cliquez sur une réservation de la liste. La page "Détails de la réservation" affiche :
La carte réservation : objet, référence, type, organisateur, service, société, date de création, interlocuteur, code imputation, et le lien "Rejoindre le meeting" pour les réunions en ligne.
La carte salle : détails de la salle, horaires, équipements, et informations pratiques comme le code portier si configuré.
Le tableau Prestations avec prix et totaux, la liste des Participants et les Rappels.
Modifier une réservation
Depuis le détail, cliquez sur Modifier (ou sur l'icône d'édition dans la liste).
Sur l'écran "Modification de la réservation", ajustez ce qu'il faut :
Informations : objet, type, statut, organisateur, interlocuteur, code imputation, observation.
Section salle : date, heures de début et fin, aménagement, nombre de participants (le Maximum de la salle est affiché), option payante et tarif, réunion confidentielle, réunion en ligne.
Sections Prestations, Participants et Rappels.
Enregistrez.
Messages possibles :
"La salle n'est pas disponible pour cette période." : le nouveau créneau entre en conflit ; choisissez un autre horaire.
"Temps de préparation ou de rangement empieté" : laissez plus de marge autour du créneau.
"Vos droits sont insuffisants" ou "Vous n'avez pas accès à cette modification" : vous ne pouvez modifier que les réservations de votre périmètre.
Dupliquer une réservation
Utilisez Dupliquer sur le détail (ou l'icône dans la liste) pour copier la réservation, puis ajustez la date et les détails. Pratique pour les réunions similaires.
Terminer une réunion en avance
Si la réunion se termine plus tôt, cliquez sur Terminer : la salle est immédiatement libérée pour les autres.
Annuler ou supprimer une réservation
Ouvrez la réservation et cliquez sur Annuler ou Supprimer.
Confirmez. Selon la configuration, la réservation est marquée annulée ou supprimée, et des emails d'annulation partent vers les personnes notifiées.
Pour les séries, "Supprimer la série" retire toutes les occurrences futures — voir "Créer une réservation périodique".
Consulter les réservations passées
Dans le menu de gauche, cliquez sur Historique.
L'écran offre les mêmes filtres que Mes réservations, sur les dates passées.
Cliquez sur une réservation pour revoir son détail, l'imprimer, ou la dupliquer pour refaire la même réunion.
Imprimer ou exporter
Imprimer : ouvrez le détail de la réservation et cliquez sur Imprimer.
Exporter : affichez la liste voulue et utilisez l'outil Exporter en bas du menu de gauche (voir "Imprimer et exporter les données de n'importe quelle liste" dans Premiers pas).