Ajouter des prestations à une réservation
Ouvrez votre réservation (Mes réservations, cliquez sur la réservation, puis Modifier). Juste après la création, le raccourci Prestation de l'écran de confirmation fait la même chose.
Descendez à la section Prestations et cliquez sur l'icône d'ajout (+). Si un code imputation est requis avant de commander, l'écran vous invite d'abord à le renseigner.
La fenêtre "Ajout de prestations" s'ouvre. Filtrez le catalogue :
Site : les prestations disponibles sur le site de la salle
Famille et Sous-famille : par exemple restauration, puis petit-déjeuner
Prestation : recherche par nom
Cliquez sur la loupe pour afficher les prestations. Chaque ligne montre la description, l'Anticipation (délai de commande minimal), les temps de préparation et de rangement, et le lien catalogue s'il existe.
Cochez les prestations voulues et cliquez sur Suivant.
Pour chaque prestation sélectionnée, précisez la commande :
Quantité
Début et Fin (heure de service de la pause café par exemple)
Observation : consigne pour le prestataire
Code imputation, si votre organisation impute les prestations
Le Prix unitaire s'affiche à côté de chaque prestation.
Cliquez sur Valider. Le message "Veuillez sélectionner au moins une prestation" apparaît si rien n'est coché.
Vérifier et ajuster les prestations commandées
Dans la réservation, le tableau Prestations liste chaque ligne : référence, prestation, quantité, prix, total, début, fin et observation.
L'icône d'édition (crayon) modifie quantité, horaires ou observation.
L'icône de suppression (croix) retire la ligne.
L'icône de lien fournisseur ouvre la documentation du prestataire quand elle existe.
Devis et factures
Pour les réservations payantes, l'action Devis/facture du détail de la réservation ouvre la fenêtre Facturation :
Ouvrez Mes réservations, cliquez sur la réservation pour afficher son détail.
Cliquez sur Devis/facture.
Renseignez si besoin l'Acompte, la Remise et la Remise sur la salle.
Cliquez sur Voir devis pour générer le devis, ou sur le bouton facture pour la facture.
Bon à savoir
Chaque prestation a un délai d'anticipation : passé ce délai, elle ne peut plus être commandée pour votre réunion. Commandez tôt.
Les commandes sont transmises aux prestataires, qui les préparent depuis leur tableau de bord (voir "Suivre et préparer les commandes de prestations").
Déplacer la réservation déplace aussi ses prestations ; un avertissement s'affiche si un délai d'anticipation ne peut plus être respecté.