Structurer le catalogue
Ouvrez Hamilton Meeting, cliquez sur Administration, puis la section Prestations.
Créez d'abord les Familles ("Gestion des familles") — par exemple Restauration, Matériel, Logistique.
Créez les Sous-familles ("Gestion des sous familles") dans les familles — par exemple Petit-déjeuner, Déjeuner, Cocktail sous Restauration.
Les deux sont des écrans de liste standard (voir "Configurer les données de référence" pour le fonctionnement commun).
Créer les prestations
Cliquez sur "Gestion des prestations". L'écran catalogue liste les prestations avec des filtres par nom, famille, sous-famille et site.
Cliquez sur Ajouter et renseignez la prestation :
Nom, description, famille et sous-famille.
Site : où la prestation est disponible.
Délai d'anticipation : combien de temps avant la réunion la prestation doit être commandée — passé ce délai, les réservants ne peuvent plus la commander.
Temps de préparation et Temps de rangement : bloqués autour de la réunion quand la prestation nécessite une mise en place.
Prix et informations tarifaires pour les prestations payantes.
Validez. La prestation est désormais commandable depuis les réservations de son site.
Le chargement de Catalogue permet de joindre un document (menu, brochure) que les réservants ouvrent en commandant.
Affecter les fournisseurs
Les fournisseurs sont les personnes qui honorent les commandes et utilisent le tableau de bord des prestations :
Sur l'écran des prestations, cliquez sur Fournisseur (ou ouvrez les fournisseurs depuis une prestation).
Ajoutez le fournisseur : recherchez et sélectionnez la personne, et liez-la aux prestations (ou familles) qu'elle assure.
Utilisez les icônes de suppression pour retirer un fournisseur d'une prestation.
Les fournisseurs voient les commandes de leurs prestations dans le tableau de bord des prestations — voir "Suivre et préparer les commandes de prestations" dans les guides utilisateur. Donnez aussi au compte du fournisseur le droit tableau de bord des prestations (voir "Gérer les droits avec les groupes d'utilisateurs et de salles").
Bon à savoir
Le "Lien fournisseur" d'une prestation peut pointer vers une documentation externe présentée aux réservants.
Les prix interagissent avec les tarifs et la TVA — voir "Configurer les taxes, tarifs et codes d'imputation".
Les commandes et le chiffre d'affaires par prestation sont visibles dans les statistiques.