Gérer les visiteurs
Ouvrez Hamilton Meeting, cliquez sur Administration, puis "Gestion des visiteurs" dans la section Visiteurs.
L'écran de liste affiche les fiches visiteurs créées par les réservants quand ils invitent des visiteurs (voir "Inviter des visiteurs à sa réunion" dans les guides utilisateur).
Recherchez, ouvrez et corrigez les fiches : identité, société, fonction, email. Ne supprimez que les fiches sans historique ; préférez la correction.
Gérer les statuts de visiteurs
Cliquez sur la gestion des statuts de visiteurs.
Maintenez la liste des statuts (invité, prestataire, stagiaire...) — elle classe les visiteurs à la création et alimente filtres et statistiques.
Gérer les sociétés visiteurs
Cliquez sur "Gestion des sociétés visiteurs".
Maintenez la liste des sociétés externes. Les réservants y puisent (ou créent de nouvelles entrées) en enregistrant des visiteurs.
Gérer les fonctions
Cliquez sur "Gestion des fonctions".
Maintenez les fonctions (métiers) proposées sur le formulaire visiteur.
Bon à savoir
Les quatre écrans suivent le modèle standard des listes — voir "Configurer les données de référence : civilités, pays, villes et jours particuliers".
Les fiches visiteurs en doublon sont courantes (fautes de frappe à la création) ; l'outil de dédoublonnage les fusionne — voir "Trouver et fusionner les fiches en doublon".
Quand Hamilton Visitor est aussi déployé, les fiches visiteurs sont partagées : gardez les listes de référence cohérentes entre les deux applications.