Gérer les visiteurs
Ouvrez Hamilton Visitor, cliquez sur Administration, puis "Gestion des visiteurs" dans la section Visiteurs.
Recherchez, ouvrez et corrigez les fiches visiteurs : identité, société, fonction, statut, documents. Préférez la correction à la suppression — l'historique suit la fiche.
Pour les corrections du quotidien, l'accueil dispose de son propre écran de gestion des visiteurs ; l'écran d'administration offre le jeu de données complet.
Interdire un visiteur
Ouvrez la fiche du visiteur depuis "Gestion des visiteurs".
Cliquez sur le bouton Administration en bas de la fiche.
Réglez la liste Interdit, puis enregistrez.
La liste est graduée plutôt que binaire : Non, Oui, Restreint et Surveillé. Toute valeur autre que Non signale la personne : le message "Le visiteur est interdit." apparaît lorsqu'on le pré-enregistre, les valideurs voient le signalement au moment de l'arbitrage, et l'accueil le voit à l'enregistrement de l'arrivée — voir "Valider les visites et gérer les demandes d'accès" dans les guides utilisateur. L'interdiction reste en vigueur tant que vous ne remettez pas la liste sur Non.
Gérer les statuts de visiteurs
Cliquez sur "Gestion des statuts de visiteur".
Maintenez les statuts (invité, prestataire, chauffeur...) : ils classent les visiteurs, filtrent toutes les listes, et peuvent cibler modèles de badges et messages.
Gérer les sociétés visiteurs et les fonctions
Cliquez sur "Gestion des sociétés visiteurs" et "Gestion des fonctions".
Maintenez les sociétés externes et les fonctions proposées sur les formulaires visiteurs.
Pour transférer d'un coup de nombreux visiteurs vers une autre société, utilisez le "Changement de société" — le même outil qu'à l'accueil (voir "Gérer les fiches visiteurs et sociétés" dans les guides utilisateur).
Consulter les signatures
Deux écrans de consultation archivent ce qui a été signé :
"Signatures des visiteurs" : les signatures capturées sur les fiches visiteurs.
"Signatures sur les visites" : les signatures capturées par visite (chartes, consignes de sécurité).
Recherchez par visiteur et par date pour retrouver une signature lors d'un audit ou d'un litige.
Bon à savoir
Les doublons se fusionnent avec l'outil de dédoublonnage — voir "Importer des données et nettoyer les doublons".
Les visiteurs interdits sont listés dans les états — voir "Consulter les statistiques, tableaux de bord et listes noires" dans les guides utilisateur.