Gérer les visiteurs
Ouvrez Hamilton Visitor.
Dans le menu de gauche, cliquez sur Accueil, puis "Gestion des visiteurs".
Recherchez le visiteur par son nom. La recherche de fiche offre la même autocomplétion que partout dans l'application.
Depuis les résultats, vous pouvez :
Ouvrir et modifier la fiche : identité, société, fonction, statut, coordonnées, photo, pièces d'identité.
Créer un nouveau visiteur si aucune fiche ne correspond.
Gare aux doublons : avant de créer un visiteur, cherchez toujours d'abord — réutiliser la fiche existante préserve l'historique des visites.
Gérer les résidents (hôtes)
Dans le menu de gauche, cliquez sur Accueil, puis "Gestion des résidents".
Recherchez, ouvrez et modifiez la fiche du résident : identité, site, société, département, service, coordonnées.
Les résidents sont en général synchronisés depuis l'annuaire de votre organisation ; les champs gérés par la synchronisation peuvent être en lecture seule.
Gérer les sociétés
Les sociétés de visiteurs et de résidents se gèrent depuis leurs fiches respectives : ouvrez un visiteur ou un résident et modifiez la société, ou créez une nouvelle société quand un visiteur en annonce une qui n'existe pas encore.
Transférer des visiteurs vers une autre société
Quand un lot de visiteurs change d'employeur (ou a été rattaché à la mauvaise société) :
Dans le menu de gauche, ouvrez "Visiteurs & Sociétés", puis "Changement de société".
Sélectionnez les visiteurs concernés.
Choisissez la société cible et validez. Tous les visiteurs sélectionnés sont rattachés, en conservant leur historique de visites.
Bon à savoir
Le statut liste noire d'un visiteur est vérifié automatiquement à chaque visite — voir "Consulter les statistiques, tableaux de bord et listes noires".
La création de visiteurs en masse passe par l'import — voir "Importer des visites et visiteurs en masse".
La fusion des fiches en doublon est un outil administrateur ; signalez les doublons que vous ne pouvez pas résoudre.