Modifier les modèles d'emails
Ouvrez Hamilton Meeting, cliquez sur Administration, puis "Editeur de modele d'email" dans la section Modèles.
Sélectionnez le Site (ou aucune sélection pour le modèle utilisé par tous les sites) et le modèle à modifier.
Modifiez le message :
Objet et corps, avec les variables qui injectent les données de réservation (salle, date, organisateur, référence...). Gardez les variables intactes — elles sont remplacées à l'envoi.
Activer : active ou désactive entièrement cet email.
Options de destinataires par population (organisateur, interlocuteur) : "Afficher la case" présente la case d'envoi d'email sur le formulaire de réservation, et "Cocher automatiquement" la pré-coche.
iCalendar : joint une invitation d'agenda à l'email.
Liste de diffusion : ajoute une liste de destinataires fixes à cette notification.
Cliquez sur Valider.
Les modèles propres à un site priment sur le modèle général : configurez la formulation commune sans sélection de site, puis ajustez par site uniquement où c'est nécessaire.
Gérer les destinataires de notifications
Dans la section Paramétrages, cliquez sur "Gestion des listes de diffusions".
Maintenez les listes de diffusion (écran de liste standard) : chaque entrée est une liste nommée d'adresses email.
Référencez une liste depuis l'option "Liste de diffusion" d'un modèle pour la mettre en copie de chaque email de ce type — typique pour les guichets d'accueil ou les équipes services généraux.
Tester vos changements
Créez une réservation de test avec les cases d'email cochées.
Vérifiez les emails reçus : formulation, variables résolues, pièce jointe d'agenda, destinataires supplémentaires.
Annulez la réservation de test et vérifiez aussi l'email d'annulation.
Bon à savoir
Les modèles existent par langue : les utilisateurs reçoivent la langue de leur profil.
Le serveur SMTP utilisé pour l'envoi se configure dans les intégrations — voir "Configurer les intégrations : email, API Hamilton et services web".
Le détail de réservation joint aux emails de notification est généré automatiquement depuis la réservation.