Définir les types de documents
Ouvrez Hamilton Visitor, cliquez sur Administration, puis "Gestion des types de documents" dans la section Validation des visites.
Cliquez sur Ajouter et définissez chaque type de document. Selon le type, le formulaire demande les champs pertinents — numéro, dates de début et fin de validité, ordre, lieu d'intervention, description — avec les obligatoires contrôlés ("Les champs marqués d'une étoile sont obligatoires.").
Validez.
Attacher les documents
Les documents s'attachent là où ils appartiennent :
Sur les fiches visiteurs (pièces d'identité, formations).
Sur les sociétés — les écrans de documents de société conservent les attestations que doivent fournir les sociétés hébergées et intervenantes.
L'accueil et les valideurs voient les documents manquants ou expirés signalés pendant la validation et l'enregistrement.
Configurer les renouvellements
Dans la section Validation des visites, cliquez sur "Renouvellement des documents".
Configurez le suivi des renouvellements : quels types de documents sont suivis et leur horizon d'alerte.
L'écran des renouvellements liste alors les documents qui expirent bientôt — traité quotidiennement par l'équipe conformité (voir "Suivre les renouvellements de documents, relances et dépassements" dans les guides utilisateur).
Bon à savoir
Les règles de validation peuvent exiger des documents précis pour certains types de visites ou zones — voir "Définir les règles de validation des visites et les groupes de valideurs".
Gardez des types de documents peu nombreux et précis : chaque type est une ligne à contrôler au guichet.