Suivre les renouvellements de documents
Les visiteurs et sociétés doivent parfois fournir des documents valides (pièce d'identité, assurance, plan de prévention) :
Dans le menu de gauche, cliquez sur Validation, puis Renouvellements.
Filtrez par type de document et date d'expiration, puis cliquez sur Rechercher.
La liste affiche les documents qui expirent bientôt ou déjà expirés, avec leur détenteur. Contactez le détenteur pour obtenir le nouveau document et mettre la fiche à jour.
Suivre les enquêtes
Sur les sites où certains accès exigent une enquête administrative :
Dans le menu de gauche, cliquez sur Validation, puis Enquêtes.
Filtrez par état — Non traité ou Traité — par site, par date "entrés avant", ou par société.
Traitez les enquêtes en attente et enregistrez le résultat. Le bouton Exporter télécharge la liste vers Excel pour le reporting.
Suivre les visites hors délais
Dans le menu de gauche, cliquez sur Validation, puis "Hors délais".
L'écran liste les visites qui ont dépassé leur créneau autorisé, filtrées par site et plage de dates. Examinez chaque cas avec l'accueil et clôturez les visites.
Suivre les dépassements de durée
Dans le menu de gauche, cliquez sur Validation, puis "Dépassements de durée".
L'écran liste les personnes dont la présence dépasse la durée autorisée, par nature de visite (visite ou travail), visiteur et site. Relancez l'hôte ou la sûreté.
Mettre à jour nationalités et pays
Pour les sites appliquant des règles fondées sur la nationalité (ZRR et assimilés) :
Dans le menu de gauche, cliquez sur Validation, puis "Modification de la nationalité" : recherchez le visiteur et corrigez sa nationalité.
"Liste des pays" affiche la liste de référence des pays et les règles qui leur sont attachées.
Bon à savoir
Ces écrans sont des outils de suivi : les règles sous-jacentes (types de documents, durées, exigences d'enquête) sont configurées par les administrateurs.
Les documents expirés et enquêtes manquantes remontent automatiquement comme conditions bloquantes ou d'avertissement pendant la validation et l'enregistrement.