Le glossaire est volontairement court : il donne le sens des termes que vous croiserez à l'écran et dans les articles, sans détailler les procédures. Chaque notion est traitée en profondeur dans l'article correspondant du guide utilisateur ou du guide administrateur.
Vocabulaire commun à la suite
Ces termes se retrouvent dans les quatre produits, avec le même sens.
Portail : la page d'accueil commune où vous choisissez votre site puis votre application. Vous y revenez à tout moment sans vous déconnecter.
Site : le périmètre géographique de référence, généralement un établissement. La quasi-totalité des données de la suite est rattachée à un site.
Groupe de sites : un regroupement de sites, utilisé pour donner des droits ou afficher plusieurs établissements ensemble.
Bâtiment et étage : la découpe interne d'un site, sur laquelle s'appuient les salles, les bureaux et les plans.
Résident : une personne qui appartient à votre organisation, par opposition à un visiteur. C'est le vocabulaire employé par Hamilton Visitor et Hamilton Security.
Société, département et service : la découpe organisationnelle des personnes, utilisée pour les droits, les statistiques et parfois la refacturation.
Utilisateur : un compte permettant de se connecter. Un utilisateur n'est pas nécessairement un résident, et l'inverse est vrai aussi.
Groupe de droits : l'ensemble des autorisations attribuées à plusieurs utilisateurs à la fois. C'est le moyen normal d'accorder des droits, plutôt que de les régler compte par compte.
Licence : le nombre d'utilisateurs ou de ressources que votre contrat autorise pour un produit donné.
Import : le chargement en masse de données depuis un fichier, pour éviter la saisie manuelle.
Tâche planifiée : un traitement exécuté automatiquement à intervalle régulier, par exemple un import nocturne ou un envoi de rappels.
Modèle d'email : le texte type d'un message envoyé par l'application, personnalisable par votre organisation.
Hamilton Meeting
Salle : un espace réservable, décrit par sa capacité, ses équipements et son site.
Groupe de salles : un regroupement de salles servant à filtrer la recherche et à définir qui a le droit de réserver quoi.
Aménagement : la disposition possible d'une salle, par exemple en théâtre ou en U, avec la capacité correspondante.
Équipement fixe : le matériel attaché à la salle de façon permanente, retenu comme critère de recherche.
Prestation : un service commandé en même temps que la salle, de la restauration au matériel complémentaire.
Famille de prestations et fournisseur : le classement des prestations et l'organisme qui les assure, interne ou externe.
Type et statut de réservation : la nature de la réservation et l'étape où elle se trouve, de la demande à la confirmation ou à l'annulation.
Validation : le circuit qui soumet certaines réservations à l'accord d'un responsable avant confirmation.
Réservation périodique : une réservation qui se répète selon une règle, par exemple tous les lundis.
Délégation : l'autorisation donnée à une personne de réserver au nom d'une autre.
Planning : la vue calendaire des réservations, par salle ou pour votre propre agenda.
Tarif et code d'imputation : les éléments servant à valoriser une réservation ou une prestation et à l'affecter au bon budget.
Tablette de salle et écran d'affichage : les équipements installés à l'entrée des salles ou dans les circulations pour afficher l'occupation.
Jour particulier : une date traitée différemment dans les plannings, comme un jour férié ou une fermeture.
Hamilton Deskbooking
Bureau : une position de travail réservable, décrite par ses propriétés et ses équipements.
Plan d'étage : la représentation graphique d'un étage sur laquelle les bureaux sont positionnés et réservés.
Groupe de bureaux : un regroupement de bureaux servant à définir qui peut réserver quelles positions.
Politique flex office : les règles de présence applicables à un service ou à un site, notamment le nombre de jours attendus sur site et les jours obligatoires.
Politique bloquante ou informative : selon le réglage, la politique empêche d'enregistrer un planning non conforme, ou se contente de le signaler.
Présence : la déclaration de vos journées sur site et à distance pour les semaines à venir.
Approbation : la validation du planning de présence par un responsable, lorsque la politique l'exige.
Libération : le fait de rendre disponible un bureau réservé dont vous n'avez plus l'usage.
Présence d'équipe : la vue qui indique qui de vos collègues sera présent tel jour et à quel endroit.
Hamilton Visitor
Visite : l'enregistrement d'une venue, avec son visiteur, son hôte, son site et ses horaires.
Pré-enregistrement : la création d'une visite avant la date d'arrivée, par l'hôte ou par l'accueil.
Visiteur attendu : une visite pré-enregistrée dont l'arrivée n'a pas encore été enregistrée.
Hôte : la personne de votre organisation qui reçoit le visiteur et qui est prévenue à son arrivée.
Guichet : un point d'accueil physique d'un site, auquel sont rattachés un poste de travail et ses périphériques.
Badge : le titre d'accès remis au visiteur, imprimé selon un modèle défini par votre organisation.
Zone restreinte : un espace dont l'accès nécessite une autorisation particulière.
Laissez-passer exceptionnel : l'autorisation ponctuelle d'accéder à une zone restreinte en dehors des règles habituelles.
Validation : l'arbitrage des visites ou des demandes d'accès par un valideur désigné, avant l'arrivée.
Plis et colis : les envois réceptionnés à l'accueil, suivis jusqu'à leur remise au destinataire.
Casier : le rangement dans lequel un colis ou un objet est déposé en attendant son retrait.
Intervenant extérieur : un prestataire présent de façon récurrente, dont les venues et les mouvements de badge sont suivis dans la durée.
Société hébergée : une entreprise tierce installée sur votre site, dont le personnel est géré à part.
Document : une pièce demandée à un visiteur ou à un intervenant, avec une date de validité et un suivi des renouvellements.
Liste noire : la liste des personnes dont la venue doit être signalée ou refusée.
Transporteur : la société de livraison associée à un pli ou à un colis.
Hamilton Security
Main courante : le registre horodaté des événements survenus sur le site. C'est le coeur du produit.
Événement : une entrée de la main courante, rattachée à un type et à un lieu, que l'on suit puis que l'on clôture.
Famille d'événements : le classement des événements, utilisé pour les statistiques et les rapports.
Événement système : un événement généré automatiquement par l'application plutôt que saisi par un agent.
Consigne : une instruction permanente que les agents doivent connaître et appliquer.
Consigne temporaire : une instruction valable sur une période donnée, par exemple pendant des travaux.
Fiche de prise de poste : le document présenté à l'agent qui arrive, rassemblant les consignes et les informations à connaître.
Vacation : la période de travail d'une équipe, par exemple le matin, l'après-midi ou la nuit.
Mission : une tâche assignée à un agent, ponctuelle ou récurrente, planifiée dans un agenda.
Checklist : la liste de points à contrôler et à cocher lors d'une mission ou d'une prise de poste.
Ronde : le parcours de contrôle effectué par un agent. Le parcours est une suite de points de passage, chacun matérialisé par un tag lu sur place, et l'agent qui l'effectue est appelé rondier.
Permis de feu : l'autorisation encadrant des travaux par point chaud, délivrée puis suivie jusqu'à sa clôture.
Armoire à clés : le meuble dans lequel les clés sont rangées, avec les autorisations d'emprunt associées.
Mouvement de personnes : l'enregistrement d'une entrée ou d'une sortie constatée par les équipes de sûreté.
Agent, équipe et qualification : les personnes qui interviennent sur le site, leur regroupement et les compétences qui conditionnent certaines missions.
Lieu : la description physique du site en bâtiments, secteurs, rues et locaux, à laquelle les événements sont rattachés.
Conventions de nommage
Les noms que vous donnez à vos ressources apparaissent dans les listes de recherche, les plannings et les exports. Quelques habitudes simples évitent bien des confusions, surtout en multi-sites.
Nommez les ressources du plus général au plus précis, en commençant par le site, puis le bâtiment ou l'étage, puis le nom d'usage. Une salle nommée « Paris Turbigo - B1 - Neptune » se retrouve et se trie plus facilement qu'une salle nommée « Neptune ». Le même principe vaut pour les bureaux et pour les guichets.
Pour les groupes, faites apparaître le périmètre et la règle plutôt que le nom d'une personne ou d'un service appelé à changer. Un groupe de salles nommé « Siège - Étages 5 à 7 - Capacité 8 et plus » reste compréhensible plusieurs années après sa création. Évitez enfin les abréviations internes dans les noms visibles par les visiteurs, comme les modèles de badges et les modèles d'emails.