Fiches de prise de poste
Ouvrez Hamilton Security et cliquez sur Administration dans le menu de gauche.
Dans la section Consignes, cliquez sur "Gestion des fiches de prise de poste".
Cliquez sur Ajouter : chargez le document de la fiche — "Veuillez sélectionner votre fichier au format .pdf ou .doc." rappelle les formats acceptés. Validez.
Ces fiches sont affichées automatiquement aux agents pendant l'enchaînement de prise de poste.
Consignes permanentes
Dans la section Consignes, cliquez sur "Gestion des consignes permanentes".
Cliquez sur Ajouter et chargez le document de consigne (PDF ou DOC). Validez.
Les consignes permanentes restent accessibles aux agents dans "Fiches et consignes permanentes". L'emplacement de stockage des documents (partage réseau, identifiants) se configure par site — voir "Configurer les paramètres généraux et les libellés".
Consignes partagées
"Gestion des consignes permanentes partage" diffuse une consigne à plusieurs sites à la fois — maintenez le document partagé une fois, publiez partout.
Consignes associées
"Gestion des consignes associées" lie une consigne à des événements précis : quand l'agent enregistre cet événement, la consigne est proposée — la bonne procédure au bon moment.
Créez la consigne (consignes associées), puis liez-la aux types d'événements concernés.
Consignes temporaires
Dans la section Consignes, cliquez sur "Gestion des consignes temporaires".
Cliquez sur Ajouter et saisissez la consigne avec sa Référence et sa période de validité (dates de début et de fin).
Validez. La consigne apparaît aux agents dans "Consignes temporaires" et dans l'enchaînement de prise de poste tant qu'elle est valide, puis expire d'elle-même.
Bon à savoir
Les agents consultent mais ne modifient jamais les consignes — la vue côté utilisateur est décrite dans "Consulter les consignes et fiches de prise de poste" et "Gérer les consignes temporaires".
Le nombre de consignes temporaires actives est suivi dans les statistiques.