Une équipe de sûreté travaille en continu, par relais, et doit pouvoir prouver ce qui s'est passé et quand. Hamilton Security lui donne un outil unique où chaque événement est consigné à l'heure près, où les consignes en vigueur sont accessibles en permanence, et où le travail d'une vacation se transmet naturellement à la suivante.
Ce que vous pouvez faire au quotidien
La journée d'un agent commence par la prise de poste. À ce moment-là, la fiche de prise de poste rassemble les informations à connaître et les consignes applicables, y compris les consignes temporaires en vigueur ce jour-là, par exemple pendant des travaux ou une manifestation. La fin de service se déclare de la même façon, ce qui matérialise clairement le passage de relais.
Le coeur de l'activité est la main courante. Chaque événement y est enregistré avec son type, son lieu et son horaire, puis suivi jusqu'à sa clôture. Rien ne se perd entre deux équipes, et l'historique reste consultable. Autour de ce registre, l'agent exécute les missions qui lui sont assignées et suit celles de la journée, complète les checklists de contrôle, et consulte l'activité des rondes effectuées sur le site.
Plusieurs opérations courantes ont leur écran dédié. Le prêt et la restitution des clés sont tracés, armoire par armoire. Les permis de feu sont délivrés puis suivis jusqu'à leur clôture, ce qui est essentiel pour encadrer des travaux par point chaud. Les mouvements de personnes constatés par les équipes sont consignés au fil de l'eau. La messagerie interne permet enfin d'envoyer un message à un collègue et de voir en un coup d'oeil quels agents sont présents sur le site.
Côté encadrement, les rapports d'activité se génèrent et s'impriment sur la période de votre choix, et les statistiques et tableaux de bord donnent la vision d'ensemble : volume et nature des événements, activité par site et par période.
Ce que l'administrateur met en place
Le paramétrage commence par les lieux, décrits avec plus de finesse que dans les autres produits : bâtiments, secteurs, rues et locaux, auxquels les événements viennent se rattacher. En multi-sites, les sites et les groupes de sites déterminent le périmètre visible par chaque équipe.
Vient ensuite la matière de la main courante. Les événements sont organisés en familles, avec leurs champs et leurs règles, et complétés par les événements générés automatiquement par l'application. Les fiches de consignes et les consignes permanentes constituent la bibliothèque que les agents consultent à la prise de poste, et les vacations décrivent le découpage horaire de vos équipes.
L'activité planifiée se prépare de deux façons. Les missions sont définies par types et par horaires, puis placées dans un agenda. Les rondes sont décrites par leurs parcours, les tags posés aux points de passage et les rondiers habilités à les effectuer. Les checklists structurent les contrôles à réaliser.
Restent les ressources et les personnes. Les armoires à clés, les clés et les autorisations d'emprunt encadrent les prêts. Les agents, les équipes et les qualifications déterminent qui peut faire quoi, et les groupes de droits utilisateur définissent ce que chacun voit dans l'application. Les fiches des résidents et des visiteurs, enfin, sont partagées avec la logique d'accueil du site.
Ce qui se connecte à votre environnement
Hamilton Security communique avec votre messagerie pour les alertes et les envois de rapports, et avec vos autres applications par l'API Hamilton. Les paramètres généraux et les libellés permettent d'adapter le vocabulaire de l'application à celui de vos équipes, ce qui compte particulièrement dans un métier où les termes varient d'une organisation à l'autre.
Les postes de travail et leurs périphériques sont déclarés site par site, pour que chaque poste de sûreté dispose de ce dont il a besoin. Les modèles de rapports personnalisés permettent enfin de produire des documents à votre format, ou à celui attendu par votre client si vous exercez pour le compte d'un tiers.
Par où commencer
Si vous êtes agent, voir "Prendre et quitter son poste" puis "Consulter les consignes et fiches de prise de poste" et "Tenir la main courante : enregistrer, suivre et clôturer les événements". Pour les tâches de la journée, voir "Exécuter les missions et suivre les missions du jour" et "Compléter les checklists".
Si vous encadrez l'exploitation, voir "Consulter les statistiques et tableaux de bord" et "Générer et imprimer les rapports d'activité". Si vous préparez le déploiement, commencez par "Configurer les lieux : lieux, bâtiments, secteurs, rues et locaux" puis "Configurer les événements, familles d'événements et événements système" dans les guides administrateur Hamilton Security.