Ouvrir la gestion des politiques
Ouvrez Hamilton Meeting et cliquez sur Administration dans le menu de gauche.
Dans la section Bureau, cliquez sur "Politique flex office".
La liste affiche les politiques existantes avec leur nom, site, service, jours minimum en présentiel, jours obligatoires et état actif. Filtrez par Site et Service pour trouver une politique.
Créer une politique
Cliquez sur Ajouter et renseignez le formulaire :
Nom (obligatoire) : le nom sous lequel la politique est présentée aux collaborateurs.
Site (obligatoire) : le site auquel la politique appartient.
Service : laissez vide pour une politique de site qui s'applique à tout le monde sur le site ; sélectionnez un service pour ne cibler que ce service.
"Jours minimum en présentiel" : le nombre requis de jours sur site par semaine (un chiffre).
"Jours obligatoires sur site" : cochez les jours de la semaine où tout le monde doit être présent.
Bloquant : Oui (par défaut) refuse les plannings hebdomadaires non conformes ; Non se contente d'avertir (politique informative).
Approbation requise : Oui envoie les plannings et changements ponctuels des collaborateurs à leur approbateur ; Non (par défaut) les applique immédiatement.
Actif : Oui (par défaut) applique la politique ; Non la suspend sans la supprimer.
Validez — la confirmation d'ajout s'affiche.
Politiques de site et politiques de service
La politique de site (Service laissé vide) est à la fois la règle par défaut et le plafond : les politiques de service et les ajustements des responsables ne peuvent pas exiger plus de jours en présentiel que la valeur du site, et ne peuvent choisir les jours obligatoires que parmi ceux du site.
Une politique de service remplace la politique de site pour les membres de ce service.
Les responsables dotés du droit de niveau service ajustent la politique de leur propre service côté utilisateur ("Définir les règles flex office de son service" dans les guides utilisateur) — mais seulement si vous avez créé la fiche politique au préalable, et toujours dans les limites du site.
Ce que vivent les collaborateurs
Une fois active, le bandeau politique apparaît sur la page Présence au bureau de chaque membre : nom, badge Bloquant ou Informatif, jours minimum, jours obligatoires. Leurs plannings hebdomadaires sont vérifiés à l'enregistrement, et les circuits d'approbation démarrent quand ils sont requis — voir "Déclarer et planifier sa présence au bureau" et "Comprendre sa politique flex office" dans les guides utilisateur.
Bon à savoir
L'approbation des présences exige aussi des approbateurs : donnez le droit d'approbation des présences (périmètre site ou service) aux bonnes personnes — voir "Gérer les groupes de bureaux et les droits de réservation" pour la vue d'ensemble des droits.
Supprimer une politique lève la contrainte immédiatement ; préférez la désactivation (Actif : Non) pour conserver la configuration.