Enregistrer un colis entrant
Ouvrez Hamilton Visitor.
Dans le menu de gauche, cliquez sur "Plis/colis", puis "Plis/colis", et cliquez sur l'action de réception. Le formulaire "Nouvelle réception" s'ouvre.
Renseignez le bloc Expéditeur :
Transporteur : choisissez la société de livraison (créez-la à la volée avec Nouveau si besoin).
Expéditeur : la personne ou l'organisation qui a envoyé l'objet.
Renseignez le bloc Destinataire :
Correspondant : la personne à qui l'objet est destiné. Ce champ est obligatoire. Cherchez par nom ; les icônes enveloppe et SMS contrôlent la façon dont la personne est notifiée.
Nombre d'objets, nature (pli, colis...), lieu de stockage (casier) selon ce que propose votre site.
Validez. Le destinataire est notifié ; l'objet apparaît dans la liste de suivi. Imprimez l'étiquette si votre site utilise des étiquettes colis.
Messages d'erreur courants : "Veuillez indiquer le correspondant." (destinataire manquant), champ nombre de colis non numérique, date incorrecte.
Enregistrer un envoi sortant
Depuis le même menu, cliquez sur l'action d'envoi. Le formulaire "Nouvel envoi" s'ouvre.
Renseignez l'expéditeur (le service ou la personne interne qui expédie), le transporteur, le destinataire, le nombre d'objets — et le prix et la valeur déclarée si vous les suivez.
Validez. L'envoi rejoint la liste de suivi jusqu'à l'enlèvement par le transporteur.
Suivre et remettre
Dans le menu de gauche, cliquez sur "Plis/colis", puis "Plis/colis" pour la liste en cours — ou Historique pour les objets passés.
Filtrez par plage de dates, statut, type (Réception ou Envoi), site, nature, service, expéditeur ou destinataire.
Quand le destinataire récupère son objet, enregistrez la remise sur sa ligne : le statut de l'objet change et la chaîne de responsabilité est complète.
Réimprimez les étiquettes ou la liste au besoin ; l'écran Historique garde tout consultable.
Bon à savoir
Les hôtes voient leurs colis en attente dans leur propre menu — voir "Suivre ses visites, colis et délégations en tant qu'hôte".
Les volumes de plis/colis par statut, nature, guichet et service sont disponibles dans les statistiques.
Statuts, natures, transporteurs et casiers sont configurés par les administrateurs.