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Valider les visites et gérer les demandes d'accès

Sur les sites contrôlés, une demande de visite est examinée avant d'admettre le visiteur. La liste de validation rassemble les demandes en attente et laisse les valideurs trancher : autoriser, interdire, ou demander plus — chaque décision tracée.

Avant de commencer

Le menu Validation n'apparaît que si votre compte a le droit de validation. Les règles de validation — quelles visites nécessitent une approbation, et qui décide — sont configurées par vos administrateurs.

Ouvrir la liste de validation

  1. Ouvrez Hamilton Visitor.

  2. Dans le menu de gauche, cliquez sur Validation, puis Validation. La "Liste validation des pré-enregistrements" s'ouvre.

  3. Filtrez par plage de dates (Du / Au) et recherchez, puis cliquez sur Rechercher.

Chaque demande affiche le détail de la visite : visiteur, société, hôte, dates, localisations demandées. Des icônes d'alerte signalent les cas particuliers — par exemple une demande sans localisation rattachée, ou un visiteur VIP. Le moteur d'arbitrage automatique peut avoir pré-évalué les demandes : "Pas de validation requise" passe directement ; "Non arbitrée" attend votre décision.

Trancher une demande

  1. Cochez la demande (ou plusieurs) dans la liste.

  2. Appliquez votre décision avec les boutons d'action :

    • OK : la visite est autorisée et rejoint les visites attendues de l'accueil.

    • Accompagner : autorisée, mais le visiteur doit être escorté.

    • Aviser Direction : autorisée sous réserve d'informer la direction.

    • En attente : conserver la demande en suspens — des informations manquent.

    • Incomplet : renvoyer la demande comme incomplète ; le demandeur doit la compléter.

    • Interdit : refuser la visite.

  3. Votre décision est enregistrée avec votre rôle et votre nom, et le demandeur est informé.

Deux actions supplémentaires aident dans les cas particuliers :

  • Recalculer : relancer l'arbitrage automatique après modification de la demande ou des règles.

  • Remettre au Contrôleur : rendre la demande au niveau contrôleur pour réexamen.

Suivre les demandes traitées

Utilisez les filtres de dates pour revoir les décisions passées : chaque visite conserve sa piste de décision complète (qui a décidé quoi, et quand). Le statut courant d'une visite reste visible dans la liste des pré-enregistrements.

Bon à savoir

  • Les demandes concernant les zones à accès restreint suivent les règles ZRR/CPPA, plus strictes — voir "Gérer les accès en zone restreinte et les laissez-passer exceptionnels".

  • Les visiteurs sur liste noire sont signalés pendant la validation ; les visiteurs interdits ne peuvent pas être enregistrés à l'accueil.

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