Ouvrir le tableau des clés
Ouvrez Hamilton Security.
Dans le menu de gauche, cliquez sur "Gestion des clés", puis à nouveau "Gestion des clés" dans le sous-menu. Une fenêtre s'ouvre avec les clés.
Filtrez par Armoire et par Site pour afficher l'armoire que vous gérez. Chaque clé affiche son nom, sa place, sa référence et, quand elle est sortie, le nom de l'emprunteur.
Prêter une clé
Sélectionnez la ou les clés à prêter et ouvrez l'action Emprunt. La fenêtre d'emprunt s'ouvre.
Renseignez l'emprunt :
Emprunteur : la personne qui prend les clés. Ce champ est obligatoire.
Clés : les clés sélectionnées sont listées ; ajustez si besoin.
Date : la date et l'heure de l'emprunt (maintenant par défaut).
Si votre poste est équipé d'une tablette de signature électronique, faites signer l'emprunteur : l'emprunt ne peut pas être validé sans la signature ("Veuillez faire signer pour prêt des clés.").
Validez. Les clés sont marquées sorties, avec le nom de l'emprunteur affiché sur le tableau des clés.
Rendre une clé
Ouvrez l'action Retour depuis le tableau des clés.
Sélectionnez la ou les clés qui reviennent et vérifiez la date et l'heure.
Validez. Les clés sont de retour dans l'armoire et de nouveau disponibles.
Suivre les emprunts
Historique : dans le menu de gauche, cliquez sur "Gestion des clés", puis Historique pour revoir tous les emprunts et retours passés — qui a pris quoi, quand, et quand la clé est revenue.
Clés en retard : la liste des retards affiche les clés qui auraient dû être rendues ; relancez les emprunteurs.
Bon à savoir
Les clés, armoires et autorisations d'emprunt sont configurées par vos administrateurs ; si une clé refuse un emprunteur, son autorisation manque peut-être.
Les mouvements de clés font partie de l'activité du site et apparaissent dans les statistiques et les exports.