Pré‑requis
Rôle Administrateur Meeting.
SMTP configuré au niveau tenant.
Salles & groupes opérationnels ; (option) prestations activées si vous notifiez les fournisseurs/équipes internes.
1) Créer / éditer un modèle
Ouvrez Administration → Meeting → Notifications → Modèles e‑mail.
Nouveau modèle (ou Éditer) : choisissez l’événement couvert :
Réservation créée (confirmation à l’organisateur et, si configuré, aux participants).
Réservation modifiée (horaires, salle, participants).
Réservation annulée.
(Option) Rappel avant réunion.
(Option) Prestations : création/MAJ/annulation de ligne de service.
Sélectionnez la langue du modèle (créez une variante par langue si besoin).
Renseignez Objet et Corps ; insérez des variables (voir § 2).
Enregistrer.
Conseil : créez des modèles sobres et actionnables (lieu, heure, lien calendrier) ; évitez les informations non nécessaires.
2) Variables disponibles (exemples)
Réunion : Titre/Objet, Date, Heure début/fin, Fuseau, Salle, Emplacement (bâtiment/étage), Lien vers la réservation, Statut (confirmée/annulée).
Salle : Nom, Capacité, Équipements clés.
Participants : Liste des invités (si activée), Organisateur.
Prestations (si utilisées) : Libellé, Quantité, Heure de livraison/mise en place, Commentaires.
Les variables réellement disponibles dépendent de votre configuration et de l’événement choisi.
3) Ciblage & règles d’envoi
Destinataires par événement :
Création/Modification/Annulation → Organisateur (+ participants si réglé).
Prestations → Organisateur et (option) équipe interne/fournisseur via une adresse fonctionnelle.
Rappels → Organisateur (et participants si activé).
Périmètre : appliquez le modèle au tenant, à un site/groupe de salles, ou à des salles spécifiques selon votre gouvernance.
Fréquences : évitez les doublons en cumulant rappel Meeting + rappel Outlook.
4) Style, contenu & conformité
Objet explicite : « [Réservation confirmée] Salle PAR‑A‑02 – 10:00–11:00 ».
Informations clés en tête : date/heure (avec fuseau), salle, bâtiment/étage, lien vers la réservation.
Appels à l’action : « Modifiez ou annulez depuis Hamilton Meeting ».
Accessibilité : phrases courtes, liens descriptifs, aucune pièce jointe inutile.
RGPD : minimisez les données personnelles (liste des invités, notes), n’exposez que le strict nécessaire.
5) Affecter un modèle à un périmètre
Administration → Meeting → Notifications → Règles.
Choisissez le périmètre (tenant / site / groupe / salle).
Pour chaque événement, sélectionnez le modèle à utiliser et les destinataires supplémentaires (listes fonctionnelles).
Sauvegardez.
6) Tester
Depuis Modèles : Aperçu + Envoyer un test (vers une adresse interne).
Depuis une réservation de test : créer/modifier/annuler pour contrôler la mise en forme réelle et la cohérence avec Outlook.
7) Gouvernance & audit
Journal d’activité : vérifiez les envois et erreurs SMTP.
Cohérence : alignez vos modèles FR/EN ; harmonisez l’adresse expéditeur et la signature.
Revue trimestrielle : supprimer/archiver les modèles obsolètes, vérifier les règles par périmètre.
8) Dépannage rapide
Aucun e‑mail reçu : contrôler SMTP, la règle d’affectation et l’événement déclencheur ; tester un envoi manuel.
Variables vides : champ non disponible pour l’événement ou non renseigné → adapter le modèle.
Doublons (Meeting + Outlook) : désactiver le rappel d’un des systèmes.
Destinataire externe non notifié : vérifier les règles d’envoi aux participants et les politiques de votre SI (antispam, listes externes).
Liens associés
Côté Admin
Synchronisation calendriers (Microsoft Graph / Exchange)
Politiques de réservation
Prestations & fournisseurs
Groupes de salles & d’utilisateurs
Journal d’activité & audit
Côté Utilisateur
Outlook / Office 365
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