0) Pré‑requis
Accès : compte Administrateur Meeting.
Identité : stratégie SSO décidée (ou comptes locaux) — voir Transverse > Authentification & SSO.
Messagerie/Calendrier : tenant Microsoft 365/Exchange opérationnel, ressources de salles créées/nommées.
Réseau : accès sortant au service (SaaS) / pré‑requis On‑Prem conformes.
Données : liste des salles, capacités, équipements, emplacements (bâtiment/étage).
(Option) Panneaux & capteurs disponibles si la politique de check‑in/no‑show est envisagée.
1) Périmètres & groupes
Créer les groupes de salles (ex. HQ‑Etage‑Salles réunion).
(Option) Groupes d’utilisateurs par entité/équipe pour l’éligibilité.
Vérifier l’héritage de droits : moindre privilège par groupe/site.
2) Salles & attributs
Créer/importer les salles et définir : capacité, équipements (visioconf, écran, tableau), emplacement.
Affecter chaque salle à un groupe et, si pertinent, aux horaires d’ouverture du site.
(Option) Lier des prestations éligibles par salle (visio/catering).
3) Synchronisation calendriers (Microsoft 365/Exchange)
Ouvrir Administration → Intégrations → Calendriers.
Renseigner l’application (Graph/Exchange) et autoriser l’accès aux ressources de salle.
Mapper les salles Meeting ↔ ressources Outlook.
Tester : création, modification, annulation depuis Meeting → réception invitation Outlook et mise à jour agenda.
Bonne pratique : effectuer les modifications/annulations depuis Meeting pour garantir l’alignement Planning ↔ Outlook.
4) Politiques de réservation
Durées : mini/maxi, pas de temps, buffers.
Fenêtres : réservation à l’avance / jour‑J.
Éligibilité : périmètres par groupes d’utilisateurs.
No‑show / Libération : fenêtre de check‑in, libération automatique anticipée (si panneaux/capteurs).
Conflits : règles de priorité et messages à l’utilisateur.
5) Panneaux & capteurs (si déployés)
Déclarer les panneaux de salles et associer chaque panneau à sa salle.
Régler la fenêtre de check‑in (ex. −5/+10 min).
Activer la libération anticipée (capteurs) avec délai de grâce.
Tester : check‑in sur panneau, démarrage/fin anticipée, libération auto.
6) Prestations & fournisseurs (optionnel)
Créer les familles (Visio, Restauration, Aménagement).
Déclarer les prestations (quantités min/max, délais de commande/annulation).
Associer aux salles/groupes ; tester une réservation avec prestation.
7) Rôles & accès
Attribuer les rôles (Utilisateur, Admin Meeting, Admin global).
Limiter par groupe/site pour les admins fonctionnels.
Vérifier l’accès Utilisateur aux groupes/salles attendus.
8) Recette fonctionnelle (checklist)
Création depuis Planning : filtre → créneau libre → Réserver (objet, horaires, salle).
Recherche par critères : capacité/équipements → proposition d’alternatives.
Participants : ajout d’e‑mails internes/externes → invitation Outlook reçue.
Récurrence : création d’une série ; traitement d’une occurrence en conflit.
Prestations : ajout/modif/suppression avec respect des délais.
No‑show / Libération : test check‑in panneau, libération auto/anticipée.
Modification/Annulation : propagation vers Outlook.
Rapports : vérification des taux d’occupation et des journaux d’événements.
9) Go‑live & support (Semaine J)
Communication : message sponsor + guide Premiers pas dans le planning.
Formation express (30 min) pour équipes cibles.
Support renforcé (S+1) : créneau visio quotidien + canal interne.
Tableaux de bord : suivi des conflits, no‑show, occupation.
Dépannage rapide (pendant l’onboarding)
Refus/Conflit à la création : revoir politiques (durées/éligibilité) et utiliser Recherche pour alternatives.
Écarts Outlook : forcer une mise à jour depuis Meeting (petit décalage) ; vérifier le connecteur.
Check‑in non pris : panneau hors‑ligne ou fenêtre dépassée → vérifier réseau/heure, refaire un test.
Prestation indisponible : délai dépassé ou non éligible sur la salle → ajuster ou changer de salle.
Liens associés
Côté Admin
Groupes de salles & d’utilisateurs
Salles & ressources
Synchronisation calendriers (Microsoft Graph / Exchange)
Politiques de réservation (no‑show / libération)
Panneaux de salles & capteurs de présence
Prestations & fournisseurs
Rapports d’usage & taux d’occupation
Journal d’activité & audit
Côté Utilisateur
Premiers pas dans le planning
Réserver une salle depuis le planning
Réserver par recherche
Réservations périodiques
Comprendre la libération automatique (no‑show)