Pré‑requis
Rôle Administrateur Meeting.
Groupes de salles et sites définis.
(Si Outlook) Intégration Microsoft 365/Exchange configurée et ressources créées/nommées côté tenant.
1) Créer une salle
Administration → Meeting → Salles → Nouvelle salle.
Renseignez : Nom, Site, Groupe de salles, Emplacement (bâtiment/étage), Capacité.
Ajoutez les équipements (visioconf, écran, tableau, téléphone, etc.).
(Option) Associez des prestations éligibles (visio/catering) et des horaires (si différents du site).
Enregistrer. La salle apparaît dans Planning/Recherche selon les droits.
2) Mapper avec la ressource Outlook (Microsoft 365/Exchange)
Ouvrez la fiche Salle → Synchronisation calendrier.
Sélectionnez la ressource correspondante (même nom si possible).
Tester : créez une réservation → vérifier la création/mise à jour dans Outlook ; annulez pour confirmer la suppression.
Bonnes pratiques : conservez un nommage cohérent (Ville‑Bât‑Étage‑Salle), faites toutes les modifications côté Meeting pour garder l’alignement Planning ↔ Outlook.
3) Attributs & éligibilité
Capacité : nombre de places assises (utilisé par la Recherche).
Équipements : cochez seulement ce qui est réellement présent (impacte les filtres).
Éligibilité : limitez l’accès par groupes d’utilisateurs/entités si nécessaire.
Horaires : hérite du site ; possibilité de dérogations par salle.
4) Panneaux & capteurs (si déployés)
Associer un panneau à la salle pour permettre check‑in/libération sur site.
(Option) Capteurs de présence : activer la libération automatique après délai de grâce si la salle est détectée vide.
Tester sur site : check‑in, fin anticipée, libération automatique.
5) Prestations & services (optionnel)
Rattachez des prestations autorisées sur cette salle (ex. visio gérée, traiteur) avec délais de commande/annulation.
Contrôlez l’affichage dans la fenêtre de réservation.
6) Maintenance & indisponibilités
Indisponibilité planifiée (travaux, panne) : sur la fiche Salle → Calendrier de maintenance → Bloquer une période (motif).
Mise hors service : Désactiver la salle (cache du planning, conserve l’historique).
Changement d’attributs : ajuster capacité/équipements et informer les équipes.
7) Import / mise à jour en masse
Utilisez l’import CSV (si disponible) pour créer/mettre à jour nom, capacité, équipements, groupe, site.
Contrôlez le rapport d’import et corrigez les lignes en erreur.
8) Contrôles & audit
Journal d’activité : créations/modifications/suppressions de salles, mappings, maintenances.
Rapports d’usage : taux d’occupation, conflits et no‑show par salle/groupe → base des optimisations (équipements, capacité, politiques).
Dépannage rapide
Salle non visible : vérifier groupe/site, rôle/éligibilité et que la salle n’est pas désactivée.
Conflits récurrents : revoir politiques (durée max, buffers) et orienter vers Recherche.
Écarts avec Outlook : re‑mapper la ressource et effectuer une modification côté Meeting pour forcer la synchro ; vérifier le connecteur.
Check‑in/libération inopérants : panneau/capteur hors‑ligne ou fenêtre dépassée → contrôler réseau/heure, refaire un test.
Liens associés
Côté Admin
Groupes de salles & d’utilisateurs
Synchronisation calendriers (Microsoft Graph / Exchange)
Politiques de réservation (no‑show / libération)
Panneaux de salles & capteurs de présence
Prestations & fournisseurs
Rapports d’usage & taux d’occupation
Journal d’activité & audit
Côté Utilisateur
Réserver une salle depuis le planning
Réserver par recherche
Ajouter des prestations