1) Accéder aux rapports
Ouvrez Administration → Meeting → Rapports.
Choisissez la période : Jour / Semaine / Mois / Intervalle personnalisé.
Sélectionnez le périmètre : Site, Groupe de salles ou Salle.
(Option) Affinez par capacité, équipements ou statuts (avec/ sans check‑in, libérée…).
2) Indicateurs — définitions opérationnelles
Taux d’occupation (théorique)
Somme des minutes réservées / Somme des minutes ouvrées (période × salles du périmètre). Inclut l’ensemble des réservations valides (hors maintenances/bloquants).Taux d’occupation effectif
Minutes effectivement utilisées (check‑in, ou capteur ≈ présence) / minutes ouvrées. Exclut no‑shows et réservations libérées avant usage.No‑show (%)
Réservations sans check‑in dans la fenêtre définie / total des réservations.Libérations anticipées
Nombre et minutes restituées via Libérer maintenant (panneau) ou par capteur (salle vide) / minutes réservées.Conflits / refus
Tentatives de création bloquées par collision de créneau.Durée moyenne & distribution
Histogramme des durées (≤30, 31–60, 61–90, >90 min) pour détecter les abus ou créneaux inadaptés.Taux d’occupation horaire
Occupation par tranche horaire (pics/jours) pour la capacity planning.Taux d’équipement utilisé (si suivi)
Réservations associées à un équipement (visioconf) / total des réservations du périmètre.
Bonnes pratiques de calcul : exclure les périodes de maintenance et les buffers si vous mesurez l’occupation « effectif » ; distinguer théorique vs effectif dans vos tableaux.
3) Lecture & filtres
Par site/groupe : comparer des périmètres homogènes (ex. HQ vs Agence).
Par capacité : identifier les salles sous‑dimensionnées (pics >90 %).
Par équipements : suivre l’usage de la visioconf pour ajuster les déploiements.
Par jours/heures : détecter les pics (mardis 10–12 h) et orienter des politiques (buffers, fenêtres d’anticipation).
Par statut : isoler no‑shows/libérations pour cibler les actions correctives.
4) Export CSV & BI
Appliquez vos filtres puis Exporter → CSV (UTF‑8).
Ouvrez dans votre tableur/BI et conservez la trace des filtres utilisés (capture).
Croisez périodes (avant/après politique), sites et équipements ; calculez des KPIs glissants (S‑4, M‑3).
Documentez vos définitions (théorique/effectif, plage ouvrée, buffers) pour éviter les ambiguïtés.
5) Agir à partir des KPIs
No‑show élevé → activer/resserrer le check‑in et la libération auto ; communication courte en intranet + panneau.
Pics d’occupation récurrents → ajuster buffers et pas de temps (15→30 min), créer des salles alternatives ou encourager les visioconfs.
Salles sous‑utilisées → revoir équipements/capacité, rapprocher des zones d’équipes, ou ouvrir l’éligibilité.
Conflits fréquents → guider via Recherche (capacité/équipements) et affiner les règles (fenêtres, durées max).
Libérations fortes → réduire la durée par défaut, promouvoir le bouton Libérer et analyser les causes (réunions trop longues).
6) Qualité des données — points d’attention
Check‑in requis pour mesurer l’effectif ; sans panneau/capteur, privilégier l’interprétation prudente.
Heure & fuseaux : synchronisation (NTP) côté panneaux/capteurs ; éviter les décalages.
Nomenclature : noms Ville‑Bât‑Étage‑Salle cohérents pour les agrégats.
Récurrences : attention au brouillage par occurrences en conflit/sautées.
7) Dépannage rapide
Taux >100 % ou aberrants : vérifier plages ouvrées, duplication de salles ou buffers mal traités.
Occupation nulle alors que des réunions existent : calcul en mode effectif sans check‑in → basculer en théorique ou activer panneaux/capteurs.
No‑show à 0 % : fenêtre de check‑in trop large ou désactivée.
Exports illisibles : réimporter en UTF‑8, choisir le bon séparateur (
,/;).Écarts Outlook ↔ Meeting : forcer une modification depuis Meeting pour resynchroniser puis relancer le rapport.
Pré‑requis
Rôle : Admin / Workplace / BI.
Salles/groupes configurés, intégration Outlook opérationnelle (si utilisée).
(Option) Panneaux/capteurs activés pour l’occupation effective.
Liens associés
Côté Admin
Politiques de réservation
Salles & ressources
Panneaux de salles & capteurs de présence
Synchronisation calendriers (Microsoft Graph / Exchange)
Journal d’activité & audit
Outils d’exploitation
Côté Utilisateur
Comprendre la libération automatique (no‑show)
Réserver par recherche