Panneaux de salles & capteurs de présence

1) Concepts & rôles

Panneau de salle : affiche l’état (Libre / Réservé / En cours), permet Check‑in, Libérer maintenant et la réservation rapide (selon politique).
Capteur de présence (optionnel) : détecte l’occupation réelle et peut libérer la salle après un délai de grâce si aucune présence n’est détectée.
Politiques : fenêtres de check‑in, règles de libération, visibilité des actions.

Rôle Administrateur Meeting.
Salles & groupes créés et visibles dans Meeting.
Réseau : accès sortant des panneaux/capteurs vers le service (SaaS) ou endpoints internes (On‑Prem) ; heure synchronisée (NTP).
(Option) Intégration calendriers Microsoft 365/Exchange pour l’alignement avec Outlook.

Installer l’appareil (tablette/écran) sur son support près de la porte.
Enrôler l’appareil (MDM recommandé) et appliquer : Wi‑Fi/Proxy, verrouillage single‑app, luminosité.
Dans Administration → Meeting → Panneaux, Créer un panneau et associer la salle correspondante.
Configurer :
- Fenêtre de check‑in (ex. de −5 à +10 min).
- Actions disponibles : Réserver maintenant, Libérer maintenant, Prolonger (si autorisé).
- Langue / Thème et mode confidentialité (masquer objet si besoin).
Tester sur site : créer une réunion proche → vérifier affichage, check‑in, libération et éventuelle prolongation.

Bonnes pratiques

Nommage Salle = Panneau (cohérent) ; placer à hauteur de vue ; activer économie d’énergie hors horaires d’ouverture.

Déclarer le capteur dans Administration → Meeting → Capteurs (ou via l’intégration fournie).
Lier le capteur à la salle et définir le délai de grâce (ex. libération après 10–15 min sans présence).
Calibrer la sensibilité et l’angle de détection selon la taille de la salle.
Tester : démarrer une réunion sans présence → vérifier la libération auto ; puis testez un cas présent mais immobile (ajustez la sensibilité si besoin).

Les modalités exactes dépendent de votre matériel ; privilégiez un périmètre pilote avant déploiement global.

Check‑in obligatoire : sans action dans la fenêtre, la réservation passe en no‑show et la salle est libérée.
Libération anticipée : via bouton panneau (Libérer maintenant) ou par capteur après le délai de grâce si la salle est vide.
Paramétrage au niveau site/groupe ou salle selon votre gouvernance.

Journal d’activité : trace les check‑in, libérations, états de capteurs et erreurs.
Rapports d’usage : suivez no‑shows, libérations anticipées et taux d’occupation pour ajuster politiques et équipements.
Alertes : configurez des notifications en cas de panneau hors‑ligne ou capteur muet (si disponible).

Compte technique dédié pour chaque panneau ; périmètre minimal.
MFA pour les administrateurs, pas sur les comptes panneaux.
Confidentialité : activez le masquage d’objet si des informations sensibles sont affichées dans les couloirs.
Mises à jour : planifiez des créneaux pour MAJ OS/app et testez d’abord sur une salle pilote.

Panneau n’affiche pas la bonne salle/état : vérifier l’association à la salle, la connexion réseau et l’heure ; redémarrer l’appareil.
Impossible de check‑in : fenêtre dépassée ou panneau hors‑ligne → ajuster la fenêtre ou rétablir le réseau.
La salle reste “occupée” alors qu’elle est vide : délai de libération non atteint, capteur mal positionné ou inactif → libérer manuellement et recalibrer.
Libération intempestive alors que la salle est utilisée : augmenter le délai de grâce ou la sensibilité ; vérifier l’angle du capteur.
Problèmes récurrents : isoler la salle, désactiver temporairement la libération auto et ouvrir un ticket avec logs/horaires précis.

Côté Admin

Côté Utilisateur