Comprendre la libération automatique (no‑show)

Comment ça fonctionne (vue utilisateur)

Check‑in requis (si panneaux/capteurs en place) :
- Panneau de salle : appuyez sur Check‑in dans la fenêtre définie (ex. de −5 à +10 min autour du début).
- Sans check‑in → la réservation passe en no‑show et la salle est libérée pour d’autres.
Libération anticipée (si activée) :
- Finir plus tôt depuis le panneau (Libérer maintenant), ou
- Détection d’absence par capteurs → libération automatique après un délai de grâce.

Les délais exacts, la présence de capteurs et le périmètre des panneaux dépendent de votre site.

Arrivez quelques minutes avant et faites le Check‑in sur le panneau.
Si vous changez de salle/heure juste avant, annulez/modifiez votre réservation initiale.
En cas de retard, demandez à un collègue déjà présent de check‑in (si autorisé) ou replanifiez.
Si la réunion se termine plus tôt, libérez la salle (panneau) pour éviter une occupation inutile.

Sur panneau : états Réservé / Check‑in / En cours / Libéré.
Dans Meeting (web) : la réservation disparaît du créneau libéré ; la salle redevient disponible pour les autres utilisateurs.
Notifications (si activées) : rappel de check‑in ou confirmation de libération.

Réunions enchaînées (back‑to‑back) : veillez à check‑in pour chaque créneau.
Transfert de réunion : si vous changez de salle au dernier moment, libérez l’ancienne.
Capteur non déclenché : si vous êtes bien présent mais que la salle se libère, check‑in manuellement et signalez l’anomalie à l’accueil/Administrateur.

La salle s’est libérée alors que j’étais là :
- Avez‑vous check‑in sur le panneau ?
- La fenêtre était‑elle dépassée ?
- Capteur possiblement mal couvert → recréez la réservation / changez de salle et signalez à l’Administrateur.
La salle est vide mais affichée “occupée” : voir Dépannage : La salle affichée « occupée » est vide (capteurs/panneaux, délais de libération).
Rappel de check‑in non reçu : dépend des notifications activées ; vérifiez vos réglages ou check‑in systématiquement à l’arrivée.

Toujours check‑in dès l’arrivée ; nommez un co‑organisateur si vous arrivez souvent en retard.
Prévoyez des buffers (5–10 min) en début/fin pour éviter la coupe automatique.
Annulez dès que vous savez que la salle ne sera pas utilisée.

Panneaux de salles et/ou capteurs de présence déployés.
Politiques no‑show / libération définies par l’Administrateur (fenêtres, délais).
Salles & groupes correctement configurés.

Côté Utilisateur

Côté Admin