Outils d’exploitation | Hamilton Apps Help Center

1) Vues clés au quotidien

Planning (par site/groupe) : vision directe des créneaux libres/occupés, création rapide, drag‑and‑drop (selon version).
Recherche : filtrer par capacité, équipements, créneaux ; propose des alternatives en cas de conflit.
Réservations du jour : liste actionnable (modifier, annuler, changer de salle, re‑notifier).
Conflits : vue dédiée des tentatives refusées / doublons pour arbitrer.
Prestations du jour : préparation/catering/visio — contrôle des délais et statuts.

Modifier : horaires, salle, titre, notes.
Déplacer : proposer un autre créneau/salle via Recherche.
Ajouter/retirer des participants (mise à jour Outlook si intégration active).
Annuler : libère la salle et envoie les annulations (si configuré).
Dupliquer : recréer une réunion similaire.
Prestations : ajouter/ajuster/supprimer en respectant les délais.
Re‑notifier : renvoyer la confirmation à l’organisateur / mise à jour aux invités.

Bonnes pratiques : réaliser les changements depuis Meeting pour conserver l’alignement avec Outlook.

Empêcher la double réservation : la création échoue → utiliser Recherche pour des alternatives proches.
No‑show / salles fantômes : activer check‑in et libération (voir Politiques).
Libérer maintenant : depuis le panneau ou l’interface (si autorisé) pour rendre une salle immédiatement disponible.

Sur la fiche Salle → Calendrier de maintenance : bloquer une plage (travaux, panne) avec motif.
Informer les organisateurs impactés (notification) et proposer un relogement via Recherche.
Désactiver temporairement une salle (cache du planning) en cas d’indisponibilité longue.

Panneaux : vérifier l’état (en ligne), contrôler le check‑in et la libération.
Capteurs (si déployés) : ajuster le délai de grâce et la sensibilité ; surveiller les libérations automatiques.
Support terrain : consignes simples affichées (check‑in, libérer, prolonger).

Vue du jour : préparer les livraisons/mises en place (horaires, quantités).
Exceptions : si délai dépassé → proposer un changement d’horaire ou retirer la prestation.
Notifications : (option) e‑mail aux équipes/fournisseurs via adresses fonctionnelles.

Rapports d’usage & taux d’occupation : par site/groupe/salle, suivre no‑show et libérations.
Journal d’activité : audit des créations/MAJ/annulations, envois e‑mail, événements panneaux/capteurs.
Exports CSV : analyser dans votre BI ; contrôler les périodes et périmètres.

API & Webhooks : déclencher des workflows (ex. créer tickets logistiques, synchroniser un tableau d’affichage, exporter quotidien).
Listes fonctionnelles : centraliser les notifications vers les équipes (workplace, sécurité, catering).

Réservation refusée : hors politiques (durée/fenêtre) ou conflit → utiliser Recherche.
Écarts Outlook : effectuer une modification mineure pour relancer la synchro ; vérifier le mapping de la salle.
Panneau hors‑ligne : contrôle réseau/heure, redémarrage ; si récurrent → IT réseau.
Libérations intempestives : augmenter délai de grâce capteur ou désactiver temporairement la libération auto.
Prestations manquantes : délais dépassés → ajuster ou retirer, puis informer l’organisateur.
E‑mails non reçus : vérifier SMTP, le modèle/règle, et le journal d’envoi.

Rôle Administrateur Meeting ou profil d’exploitation autorisé.
Salles/groupes configurés, intégration Outlook opérationnelle (si utilisée).
Panneaux/capteurs déclarés (si déployés), SMTP configuré.

Côté Admin

Côté Utilisateur