Pré‑requis
Rôle Administrateur Meeting.
Sites créés et salles renseignées (capacité/équipements).
(Option) SSO si vous mappez vos groupes d’entreprise.
1) Concept & arborescence
Groupes de salles : regroupent des salles par site, bâtiment, étage ou usage (ex. HQ‑Ét.5‑Réunion).
Groupes d’utilisateurs : ensembles de comptes (équipes/entités) qui peuvent réserver les salles d’un groupe donné.
Politiques : certaines règles (durées, buffers, no‑show) s’appliquent au niveau site/produit ; l’éligibilité restreint la visibilité et la réservation.
2) Créer un groupe de salles
Administration → Meeting → Groupes de salles → Nouveau groupe.
Renseignez Nom, Site et (option) description.
Ajouter des salles : sélection multiple ou recherche par nom.
(Option) Définir une portée par défaut pour les prestations autorisées.
Enregistrer.
Bonnes pratiques
Nommage stable : Ville‑Bât‑Étage‑Usage (ex. PAR‑A‑02‑Réunion).
Groupez par usage réel (réunion, projet, direction) pour faciliter la recherche.
3) Créer un groupe d’utilisateurs
Administration → Meeting → Groupes d’utilisateurs → Nouveau groupe.
Donnez un Nom (ex. Équipe Finance, BU‑R&D).
Ajouter des membres : recherche par e‑mail/nom ; (option) import CSV selon votre version.
(Option) Lier à un groupe IdP si vous exposez des groupes via le SSO (voir Authentification & SSO).
Enregistrer.
Conseil : préférez des adresses/lists fonctionnelles ou un lien IdP pour limiter la maintenance manuelle.
4) Éligibilité : lier utilisateurs ↔ groupes de salles
Ouvrez la fiche Groupe de salles → onglet Éligibilité.
Ajouter un groupe d’utilisateurs (ou des comptes individuels) autorisés à voir/réserver ces salles.
Validez. Les utilisateurs non éligibles ne voient plus les salles du groupe dans Planning/Recherche.
Astuces
Combinez éligibilité et filtres (capacité/équipements) pour guider les réservations.
Pour des salles « sensibles » (direction), créez un groupe d’utilisateurs dédié.
5) Mise à jour en masse
Depuis Salles, filtrez par site/étage puis sélection multiple → Ajouter au groupe.
(Option) Import CSV pour créer/mettre à jour lots de salles ou membres (selon version).
Documentez les changements dans le journal d’activité.
6) Gouvernance & audit
Revue trimestrielle : salles dans chaque groupe, membres des groupes d’utilisateurs.
Moindre privilège : n’accordez l’accès qu’aux équipes concernées.
Journal d’activité : surveillez créations/modifications de groupes et d’éligibilités.
Nommer clairement les groupes et éviter les doublons.
7) Impacts côté utilisateur
Recherche propose prioritairement les salles éligibles.
En cas de non‑éligibilité, l’utilisateur ne voit pas la salle et ne peut pas réserver.
Les prestations suivent l’éligibilité de la salle et les restrictions du groupe.
Dépannage rapide
« Je ne vois pas telle salle » : vérifier l’éligibilité (groupe d’utilisateurs ↔ groupe de salles) et le site sélectionné.
Trop de salles visibles : retirer le groupe d’utilisateurs superflu ou scinder le groupe de salles.
Import en erreur : contrôler l’encodage CSV (UTF‑8), les en‑têtes attendus et les noms exacts des salles.
Écarts SSO : si lié à l’IdP, vérifier la composition du groupe côté IdP et relancer une connexion pour prise en compte.
Liens associés
Côté Admin
Salles & ressources
Politiques de réservation (no‑show / libération)
Prestations & fournisseurs
Synchronisation calendriers (Microsoft Graph / Exchange)
Journal d’activité & audit
Côté Utilisateur
Réserver par recherche
Ajouter des participants
Réservations périodiques