Avant de commencer — droits & principes
Rôle requis : Administrateur global ou Administrateur produit avec droits sur le périmètre concerné.
Moindre privilège : préférez les groupes plutôt que des attributions individuelles.
Audit : toutes les opérations sont tracées au Journal d’activité & audit.
1) Modèle d’organisation (rappel)
Organisation/Entité : racine administrative (langue, fuseau, logo, domaines).
Périmètres par produit :
Visitor : Sites → Bâtiments → Guichets.
Meeting : Sites / Groupes de salles.
Deskbooking : Plans → Étages → Zones → Desks.
Équipes / Groupes d’utilisateurs : servent à l’éligibilité, aux notifications et aux rapports.
Adoptez un nomenclature stable (Ville – Bâtiment – Niveau – Nom).
2) Organisation / Entité — accéder & gérer
Accéder
Administration → Organisation / Entités
Vue en liste des entités + fiche Détails (généraux) et onglets Périmètres par produit.
Créer une entité
Nouveau → Nom, Langue, Fuseau (défaut).
Onglet Périmètres :
Visitor : créez le Site, puis ses Bâtiments/Guichets.
Meeting : créez les Groupes de salles (et rattachez les salles).
Deskbooking : créez le Plan, puis Étages/Zones et Desks.
Enregistrer, contrôler la visibilité côté utilisateurs.
Éditer une entité
Dans la fiche, mettez à jour nom/logo, langue/fuseau, ou périmètres (ajout/suppression d’un site, d’un groupe, d’une zone).
Les changements se répercutent immédiatement sur les droits et filtres.
Supprimer / Archiver
Archiver une entité vide (sans utilisateurs ni ressources) pour la masquer.
Si des périmètres ou comptes y sont rattachés, réattribuez‑les avant suppression.
Vérifiez les intégrations (SSO/SMTP/SMS/Calendriers) liées au périmètre.
Contrôles rapides
Créez une réservation/test sur chaque produit du nouveau périmètre.
Exportez la liste des sites/groupes/zones pour documentation.
3) Utilisateurs (comptes) — accéder & gérer
Accéder
Administration → Utilisateurs / Comptes
Recherche par nom, e‑mail, rôle, site/groupe/zone.
Créer un utilisateur (compte local)
Nouveau compte → Prénom/Nom/E‑mail (et Mobile si SMS).
Rôle : Utilisateur, Admin produit (Visitor/Meeting/Deskbooking), ou Admin global.
Périmètre : affectez Sites/Guichets (Visitor), Groupes de salles (Meeting), Plans/Zones (Deskbooking).
Enregistrer → l’utilisateur reçoit (selon conf.) une notification.
Lier un utilisateur au SSO (IdP)
Créez d’abord le compte (ou laissez le just‑in‑time si activé).
Assurez‑vous que l’utilisateur existe et est autorisée côté IdP (Azure AD/SAML/OIDC).
En cas de SCIM ou synchro Annuaire (si disponible), vérifiez le mappage des attributs.
Éditer un utilisateur
Ouvrez la fiche → mettez à jour rôle, périmètres, langue, départements/équipe.
Pour Meeting/Deskbooking, ajustez les groupes d’éligibilité.
(Option) Réinitialiser le mot de passe (si comptes locaux).
Supprimer / Désactiver
Désactiver le compte (préféré) pour conserver l’historique.
Supprimer seulement si aucune dépendance (réservations, visites en cours).
Pour un départ : retirer des équipes, désactiver, puis transférer si besoin des responsabilités (admins délégués).
Import en masse (si disponible)
Importer CSV : utilisez le modèle fourni (UTF‑8).
Colonnes typiques : email, prénom, nom, rôle, sites/groupes/zones.
Vérifiez le rapport d’import et corrigez les erreurs.
Contrôles rapides
Connexion test sur un compte pilote.
Vérifier que l’utilisateur voit uniquement les périmètres attendus.
4) Équipes / Groupes d’utilisateurs — accéder & gérer
Accéder
Administration → Équipes / Groupes
Deux onglets usuels : Groupes d’utilisateurs et Listes fonctionnelles (pour notifications Visitor).
Créer un groupe
Nouveau groupe → Nom (Étage 5, Accueil HQ, BU‑Finance).
Ajouter des membres (recherche par e‑mail) ou lier un groupe IdP (si exposé par le SSO).
Associer un périmètre :
Meeting : ajouter comme éligibles aux Groupes de salles.
Deskbooking : associer aux Plans/Zones autorisés.
Visitor : utiliser en Listes d’accès pour notifications Accueil/Sécurité.
Enregistrer.
Éditer un groupe
Ajouter/retirer des membres, changer le nom, ajuster le périmètre.
Pour un groupe IdP, la composition se fait dans l’IdP (lecture seule côté Hamilton).
Supprimer / Désactiver
Désactiver un groupe pour le masquer sans perdre l’historique.
Avant suppression, remplacez‑le dans les règles (éligibilité, notifications), sinon des utilisateurs peuvent perdre l’accès ou des alertes ne plus partir.
Contrôles rapides
Tester une réservation (Meeting) avec un membre du groupe.
Vérifier l’envoi d’une notification (Visitor) à une liste associée.
5) Exemples express (recettes)
Ouvrir un nouveau site Visitor : créer Site/Bâtiments/Guichets → créer Listes Accueil/Sécurité → associer modèles e‑mail/badge → tester arrivée + impression.
Généraliser un groupe Meeting : créer Groupe d’utilisateurs “Direction” → lier aux Groupes de salles Direction → contrôler la visibilité dans Recherche.
Limiter une zone Deskbooking : créer Groupe “Équipe‑Projets” → associer Zones autorisées → vérifier que seuls les membres voient et réservent ces desks.
6) Gouvernance, audit & dépannage
Journal d’activité & audit : suivre créations/modifications/suppressions de comptes, groupes et périmètres.
Revues trimestrielles : croiser exports et rapports d’usage pour retirer les droits inutiles.
Dépannage :
Un utilisateur ne voit rien → rôle/périmètre manquant ; ajouter site/groupe/zone.
Droits trop larges → restreindre le périmètre ou passer à un rôle limité.
Équipe non prise en compte → vérifier le lien IdP et la portée (produit/perimètre).
Liens associés
Côté Admin
Côté Utilisateur