1) Cadrer le projet (RACI & objectifs)
Objectifs : définir les bénéfices attendus (ex. réduction no‑show, temps d’accueil, taux d’occupation).
RACI : sponsor, IT/DSI, Admin produit, Référents métier (accueil, workplace), support.
Périmètre : sites/bâtiments, groupes de salles, zones/desks.
Indicateurs de succès : % check‑in, libération anticipée, délais d’accueil, satisfaction.
2) Préparer (60→30 jours)
Gouvernance : comité projet bimensuel, comptes‑rendus concis.
Configuration socle : SSO/SMTP/SMS, rôles & périmètres, création des ressources (salles, plans/zones/desks), modèles (badges/emails).
Jeu de données : sites pilotes, salles/étages représentatifs.
Parcours : scénarios d’usage par rôle (accueil, utilisateur salles, flex office).
Plan de com’ : messages de lancement, affiches, e‑mails, FAQ.
3) Pilote (30→15 jours)
Population pilote : 1–2 sites, un groupe d’équipes volontaires.
Formation express (référents) : 45–60 min par produit, guides « Premiers pas ».
Recette fonctionnelle : checklists par produit (arrivée visiteur, réservation, check‑in desk).
Collecte feedback : formulaire simple (ce qui marche / à corriger).
Ajustements : modèles de badges/emails, politiques (no‑show/occupation), libellés.
4) Déploiement (Semaine J)
Communication : message sponsor + tutoriels « 2 min », liens vers articles Utilisateurs.
Sessions de prise en main (30 min) : par équipe/site.
Support renforcé (S+1) : créneau visio quotidien + canal interne dédié.
Réalité terrain : affiches près des bornes/panneaux/kiosques (QR d’aide).
5) Mesurer & améliorer (S+2 → S+6)
Tableaux de bord : visites du jour, check‑in/no‑show, occupation salles/desks.
Revues hebdo avec référents : irritants, demandes d’évolutions.
Plan d’action : corrections rapides (modèle d’email, délais prestations), sujets à instruire (capteurs/panneaux, zones additionnelles).
Capitalisation : modèles & bonnes pratiques partagés entre sites.
6) Formation & supports
Par rôle : Accueil (Visitor), Collaborateurs (Meeting/Deskbooking), Administrateurs.
Formats : live court, replay, fiches pas‑à‑pas, QR sur les équipements.
Référents : réseau de champions par site/étage pour le relais de proximité.
7) Risques & parades
Résistance au changement → impliquer tôt des ambassadeurs, montrer des gains rapides.
Qualité des données → nomenclatures stables (sites/salles/zones), revue hebdo des exceptions.
Sur‑paramétrage → démarrer simple, complexifier après preuve d’usage.
Surcharge support → FAQ ciblée, macros de réponse, renvoi vers articles Intercom.
8) Livrables clés
Checklist d’onboarding par produit (config minimale).
Kit de com’ (e‑mail de lancement, affiche, slide 1‑page).
Parcours de formation (agenda, supports).
Tableau de suivi KPIs (hebdo → mensuel).
Pré‑requis
Rôles & périmètres définis.
Intégrations transverses (SSO/SMTP/SMS/Calendriers) en place si utilisées.
Jeu de tests validé (recette fonctionnelle/technique avant go‑live).
Liens associés
Côté Admin
Modèle d’autorisations (rôles & permissions)
Comptes, équipes & entités
Intégrations transverses
Rapports & exports
Journal d’activité & audit
Côté Utilisateur
Visitor : Premiers pas / Accueillir un visiteur
Meeting : Premiers pas dans le planning
Deskbooking : Premiers pas
Côté DSI/RSSI
Modèle d’architecture (SaaS & On‑Prem)
Conformité & sécurité