Pré‑requis
Rôle Administrateur Visitor.
SMTP configuré ; (option) fournisseur SMS opérationnel.
Sites/Guichets et Types de visite déjà créés.
1) Créer / éditer un modèle
Ouvrez Administration → Visitor → Notifications → Modèles.
Cliquez Nouveau modèle (ou Éditer un existant) puis choisissez :
Type d’événement : Invitation, Arrivée (hôte), Modification, Annulation, (Option) Parking.
Canal : E‑mail et/ou SMS.
Langue : sélectionnez la langue cible (créez une variante par langue si nécessaire).
Rédigez Objet (e‑mail) et Contenu en insérant des variables (voir §2).
Enregistrer.
Conseil : gardez des modèles courts et actionnables. Pour les SMS, limitez‑vous aux informations essentielles.
2) Variables disponibles (fusion)
Visiteur : Nom, Prénom, Société, E‑mail, Mobile.
Visite : Date, Heure, Site/Guichet, Type de visite, Code/ID, Lien/QR d’invitation (si activé).
Hôte (résident) : Nom de l’hôte, Service (si renseigné).
Parking (si module activé) : Immatriculation, Accès/Consignes.
Les variables affichées dépendent du type de visite et des options actives (QR, Parking…).
3) Style & contenus (bonnes pratiques)
Objet clair : « Votre visite au Siège – 05/11 – QR ci‑dessous ».
Appels à l’action : « Présentez ce QR à l’accueil », « En cas d’empêchement, répondez à cet e‑mail ».
Coordonnées : point d’accueil, horaires, numéro d’astreinte si pertinent.
Accessibilité : phrases courtes, liens explicites.
SMS : 1–2 phrases, pas de pièces jointes ; évitez les données sensibles.
4) Affecter un modèle à un site / type de visite
Ouvrez Administration → Visitor → Notifications → Règles.
Sélectionnez le Site/Guichet et le Type de visite.
Pour chaque événement, choisissez le modèle d’e‑mail/SMS à utiliser et, si besoin, la liste de copie (Accueil/Sécurité).
Sauvegardez.
5) Tester un envoi
Depuis Modèles : Aperçu puis Envoyer un test vers une adresse interne (et un mobile si SMS).
Depuis une fiche visite : Ré‑envoyer l’invitation (visiteur) / Notifier l’hôte (arrivée) pour valider la mise en forme réelle.
6) Gouvernance, RGPD & journal
Minimisation : insérez uniquement les données nécessaires (évitez informations personnelles non utiles).
Langues : alignez les versions FR/EN (ou autres) ; harmonisez les consignes entre sites.
Journal d’activité : vérifiez les traces d’envoi et les erreurs (SMTP/SMS) pour le support.
Durées de conservation : alignez vos politiques internes pour les logs et données envoyées.
7) Dépannage rapide
Aucune notification reçue :
Vérifiez SMTP/SMS et l’affectation du modèle dans les Règles au bon site/type.
Testez un envoi manuel depuis la fiche visite.
Variables vides / [Non défini] : la donnée n’est pas renseignée ou la variable n’est pas disponible pour ce type.
Liens/QR manquants : activer l’option QR d’invitation pour le site/type ; regénérer l’invitation.
SMS tronqué : raccourcir le texte ; éviter les retours ligne et caractères spéciaux non GSM.
Copie accueil non reçue : vérifier la liste d’accès associée (e‑mails/mobiles, format E.164).
Liens associés
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