Concepts & portée
Liste d’accès : groupe de destinataires internes (ex. Accueil‑HQ, Sécurité‑Site A). Réutilisable dans les règles.
Événements notifiables :
Invitation (au visiteur) après création/pré‑enregistrement.
Arrivée du visiteur (notification à l’hôte).
Modification / Annulation d’une visite (si activé).
(Option) Parking : Entrée/Sortie Parking (info accueil/sécurité).
Canaux : E‑mail (SMTP) et SMS (si le fournisseur est configuré).
Les règles s’appliquent par site/guichet et peuvent varier selon le type de visite (Visiteur, Prestataire, Livraison…).
Pré‑requis
Rôle Administrateur Visitor.
SMTP configuré ; (option) fournisseur SMS opérationnel.
Sites / Guichets créés et, si pertinent, module Parking activé.
Templates d’e‑mail/SMS disponibles (invitation, alerte arrivée).
1) Créer des listes d’accès (accueil/sécurité)
Administration → Visitor → Listes.
Nouvelle liste : nommez clairement (ex. Accueil – Siège, Sécurité – Quai A).
Ajoutez des membres : e‑mails (et mobiles en E.164 pour SMS).
Associez la liste au(x) site(s)/guichet(s) concernés.
Enregistrez.
Bonnes pratiques
Créez une liste par site/guichet (évite les envois hors périmètre).
Préférez des groupes fonctionnels (accueil, sécurité) plutôt que des individus.
2) Définir les règles de notification
Administration → Visitor → Notifications.
Sélectionnez le Site/Guichet et, si besoin, le Type de visite.
Pour chaque événement :
Invitation (visiteur) → choisir E‑mail (et SMS si activé) + modèle ; (option) copie à une liste.
Arrivée (hôte) → E‑mail/SMS à l’hôte ; (option) copie à Accueil/Sécurité.
Modification/Annulation → activer/désactiver l’envoi, définir le modèle.
Sauvegardez et testez (voir § 3).
Astuces
Pour les Livraisons, notifiez Accueil/Sécurité plutôt qu’un hôte nommé.
Pour les Prestataires, privilégiez les invitations claires (documents/consentements requis).
3) Tester les envois
Dans Notifications, utilisez Envoyer un test (si proposé) sur une adresse interne.
Depuis une fiche visite : Ré‑envoyer l’invitation (visiteur) ; en statut Arrivée, Notifier l’hôte.
Vérifiez la réception (y.c. indésirables/Promotions).
Pour SMS, contrôlez la présence de l’indicatif pays.
4) Cas d’usage recommandés
Site standard :
Invitation → Visiteur (e‑mail ; SMS si critique).
Arrivée → Hôte (e‑mail) + copie à Accueil.
Site sensible :
Arrivée → Hôte (e‑mail+SMS) + Sécurité (copie).
Parking → Sécurité sur Entrée/Sortie.
Livraison :
Arrivée → Accueil + Quai ; Invitation souvent désactivée.
5) Gouvernance & conformité
Minimisation : envoyez uniquement ce qui est nécessaire (évitez les données superflues dans l’objet/le corps).
Diffusion maîtrisée : privilégiez les listes plutôt que des diffusions globales.
Journal d’activité : vérifiez les traces d’envoi et erreurs (SMTP/SMS).
Durée de conservation : appliquez vos règles internes pour les logs.
Dépannage rapide
Aucune notification :
Vérifier SMTP/SMS et l’activation de la règle sur le bon site.
Contrôler modèle et destinataires (e‑mail valide, mobile au bon format).
Hôte non alerté à l’arrivée :
La visite est‑elle bien au statut Arrivée ?
L’hôte a‑t‑il un e‑mail/mobile ?
Copie non reçue par l’accueil : la liste est‑elle associée au bon guichet ?
SMS non délivré : indicatif E.164, quotas fournisseur, couverture.
Doubles notifications : vérifier qu’aucune règle en doublon n’existe sur le même périmètre.
Liens associés
Côté Admin
Templates d’e‑mail / SMS
Onboarding (checklist indispensable)
Types de visite & politiques d’accueil
Kiosques / tablettes (iPad)
Parking (configuration)
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Rapports & exports
Côté Utilisateur
Notifications (e‑mail / SMS)
Accueillir un visiteur à l’arrivée
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