Scénario A — Visiteur pré‑enregistré
Sur borne iPad (auto‑enregistrement)
Le visiteur scanne son QR sur la borne (ou recherche son nom).
Il vérifie/complète les informations demandées.
Il accepte les consentements / dépose les documents requis (si configuré).
La visite passe en Arrivée ; l’hôte est notifié (e‑mail/SMS).
Imprimez le badge si l’impression n’est pas automatisée.
Au comptoir d’accueil
Ouvrez Accueil et cherchez la visite du jour (ou via la Recherche).
Ouvrez la fiche visite et cliquez Arrivée.
Contrôlez l’identité et les documents/consentements requis.
Lancez l’Impression du badge et remettez‑le au visiteur.
Vérifiez que la notification à l’hôte est bien partie.
Scénario B — Visiteur sans préavis (création à l’arrivée)
Depuis Accueil > Nouvelle visite (ou Pré‑enregistrement > Nouveau).
Renseignez Visiteur, Hôte, Site/Guichet, Date/Heure.
Ajoutez les documents/consentements si exigés.
Cliquez Arrivée puis Imprimer le badge.
L’hôte est notifié automatiquement (si activé).
Arrivées groupées (si la visite a été importée en CSV)
Recherchez le groupe dans Accueil/Recherche et traitez chaque visiteur en Arrivée → Imprimer le badge.
Si un visiteur n’apparaît pas, créez une nouvelle visite à la volée.
Bonnes pratiques
Vérifiez les champs requis (ex. société, hôte) avant l’impression pour éviter des ré‑impressions.
Utilisez le QR pour accélérer le passage sur borne.
Renseignez un commentaire d’accueil en cas de consigne particulière (ex. parking, EPI).
Dépannage rapide
Le QR ne fonctionne pas : passez en Recherche par nom/prénom.
Mon badge ne s’imprime pas : contrôlez que l’imprimante est déclarée/joignable ; réessayez depuis la fiche visite.
L’hôte ne reçoit pas la notification : vérifier l’adresse e‑mail/numéro et la configuration SMTP/SMS (côté Admin).
Pré‑requis
Compte avec rôle Utilisateur (ou supérieur).
Site/Guichet configurés et modèle de badge actif.
Borne iPad (si utilisée) et imprimante de badges déclarées.
Templates e‑mail/SMS configurés pour les notifications.
Liens associés
Côté Utilisateur
Pré‑enregistrer un visiteur
Notifications (SMS, e‑mail) : recevoir / relancer
Dépannage : Mon badge ne s’imprime pas
Dépannage : Je ne trouve pas un visiteur
Côté Admin
Onboarding (checklist indispensable)
Kiosques / tablettes (iPad)
Modèles de badges
Listes d’accès & règles de notification
Templates d’e‑mail / SMS