Cas 1 — Pré‑enregistrement individuel (6 étapes)
Ouvrez Visitor > Pré‑enregistrement > Nouveau.
Renseignez le visiteur : Nom, Prénom, E‑mail, Société (champs requis selon votre configuration).
Choisissez l’hôte/résident (recherche par nom) et le site (et bâtiment/guichet si demandé).
Indiquez la date/heure de la visite et, si utile, un commentaire pour l’accueil.
(Option) Ajoutez les documents/consentements requis par votre organisation.
Cliquez Enregistrer puis Envoyer l’invitation (e‑mail, et SMS si activé) pour transmettre les consignes et le QR.
À l’arrivée : le visiteur scanne son QR sur la borne iPad (ou passe par l’accueil) ; l’hôte reçoit une notification et le badge peut être imprimé.
Cas 2 — Pré‑enregistrement en groupe (CSV) (6 étapes)
Allez dans Pré‑enregistrement > Import CSV.
Téléchargez le modèle CSV et ouvrez‑le dans votre tableur.
Renseignez une ligne par visiteur (ex. Nom;Prénom;Email;Société — selon le modèle de votre tenant).
Enregistrez le fichier au format CSV (séparateur du modèle).
Importez le fichier et affectez l’hôte, le site et la date/heure communs.
Validez l’aperçu puis Créer les visites et Envoyer les invitations.
En cas d’erreur de format, l’aperçu affiche les lignes concernées : corrigez votre fichier puis réimportez.
Vérifier / modifier une visite
Depuis Accueil ou Recherche, ouvrez la fiche visite pour modifier date, hôte, commentaire ou annuler.
Utilisez Ré‑envoyer l’invitation si le e‑mail n’a pas été reçu.
Pré‑requis
Compte avec rôle Utilisateur (ou supérieur).
Site configuré et modèles d’e‑mail/SMS prêts côté Administrateur.
Pour l’arrivée sur borne : borne iPad et imprimante de badges déclarées.
Bonnes pratiques
Saisissez l’e‑mail du visiteur pour activer l’invitation et la recherche rapide à l’arrivée.
Utilisez l’import CSV pour les groupes (sessions de formation, événements, comités).
Ajoutez un commentaire d’accueil (instructions de sécurité, parking, point de contact).
Dépannage rapide
Je ne trouve pas l’hôte : vérifiez l’orthographe ; recherchez par service ou contactez l’Administrateur pour les droits/résidents.
Échec d’import CSV : utilisez le modèle fourni, respectez les en‑têtes et l’encodage ; corrigez les lignes signalées puis réimportez.
Invitation non reçue : vérifier le courrier indésirable ; utilisez Ré‑envoyer ; si le problème persiste, demander à l’Administrateur de vérifier la configuration SMTP/SMS.
Liens associés
Côté Utilisateur
Accueillir / badger un visiteur (impression badge)
Notifications (SMS, e‑mail) : recevoir / relancer
Dépannage : Je ne trouve pas un visiteur
Côté Admin
Onboarding (checklist indispensable)
Modèles de badges
Listes d’accès & règles de notification
Kiosques / tablettes (iPad)
Templates d’e‑mail / SMS