Pré‑requis
Environnement : URL SaaS (ou On‑Premise conforme aux pré‑requis IT).
Accès : compte Administrateur Visitor.
Identité : stratégie SSO décidée (ou comptes locaux) — voir Transverse > Authentification & SSO (Paramétrage).
Messagerie : SMTP disponible ; (option) fournisseur SMS.
Matériel accueil : iPad (borne/kiosque) et imprimante de badges compatibles.
1) Créer le périmètre Sites / Bâtiments / Guichets
Site : créez le site d’accueil principal (nom, fuseau, langue).
Bâtiments/Guichets : ajoutez les points d’accueil nécessaires (ex. Siège – Hall A).
Règles locales : horaires d’accueil, options parking si utilisées.
Gardez une nomenclature stable (Ville – Bâtiment – Guichet).
2) Rôles, résidents (hôtes) & équipes
Rôles & permissions : appliquez le moindre privilège (accueil vs admin).
Résidents/Hôtes : créez ou synchronisez les personnes internes (e‑mail, service).
(Option) Synchronisation Azure AD (Graph) pour alimenter les profils/résidents.
Vérifiez que chaque hôte a une adresse e‑mail/mobile valide pour les alertes.
3) Modèles de badges & impression
Créez 1–2 modèles de badge (visiteur, prestataire).
Insérez les variables (Nom, Société, Hôte, Date/Heure).
Associez le modèle au site/guichet.
Déclarez l’imprimante d’accueil et faites un test d’impression.
4) Notifications : e‑mail / SMS
SMTP : configurez l’expéditeur (générique, ex. [email protected]).
Templates e‑mail : invitation visiteur (QR si activé), alerte d’arrivée à l’hôte.
(Option) SMS : connectez le fournisseur et imposez le format E.164.
Listes de notification : définissez les destinataires (accueil/sécurité) par site.
5) Documents & consentements (RGPD)
Créez les textes de consentement requis (accueil, confidentialité).
Listez les documents à collecter (ex. consignes sécurité, pièce d’identité).
Associez‑les par type de visite / site.
Définissez une durée de conservation en conformité interne.
6) Borne iPad (kiosque) & postes d’accueil
Enrôlez l’iPad en mode kiosque selon vos pratiques MDM (si utilisé).
Dans Visitor, déclarez la borne et associez‑la au site/guichet.
Testez : parcours avec QR d’invitation, collecte de consentements/documents, message de fin.
Poste d’accueil : vérifiez la ré‑impression et la sortie depuis la fiche visite.
7) (Option) Parking
Créez le parking et sa capacité.
Activez la saisie Immatriculation/Marque/Modèle/Couleur sur la visite.
Testez Entrée/Sortie Parking et la vue flux.
8) Recette fonctionnelle (checklist)
Pré‑enregistrement individuel → e‑mail reçu (QR visible).
Pré‑enregistrement groupe (CSV) → création des visites + invitations OK.
Arrivée sur borne iPad → consentements/documents → notification hôte OK.
Impression badge → texte/variables corrects, pas de décalage.
Arrivée/Sortie au comptoir → statut et journal conformes.
Parking (si activé) → Entrée/Sortie + comptage places.
Exports / Rapports → données du jour cohérentes.
Journal d’activité → traces présentes (créations, arrivées, envois e‑mail/SMS).
9) Go‑live & support (Semaine J)
Communication : e‑mail interne + affiche à l’accueil (QR vers S’auto‑enregistrer sur borne).
Formation express : 30 min pour l’équipe accueil.
Support : canal dédié + procédure d’escalade (imprimante/SMTP/SMS/borne).
Suivi quotidien (S+1) : badge non imprimé, notifications non reçues, visites introuvables.
Dépannage rapide (pendant l’onboarding)
Badge n’imprime pas : vérifier modèle + imprimante déclarée (voir Dépannage – Badge).
Aucune invitation : contrôler SMTP et template (voir Notifications).
Borne sans lecture QR : luminosité, réseau, app kiosque relancée.
Hôte non notifié : e‑mail/mobile sur fiche résident, format E.164 pour SMS.
Liens associés
Côté Admin
Modèles de badges
Templates d’e‑mail / SMS
Listes d’accès & règles de notification
Kiosques / tablettes (iPad)
Comptes, équipes & entités
Modèle d’autorisations (rôles & permissions)
Visitor — Synchronisation Azure Graph (IT)
Rapports & exports
Journal d’activité & audit
Côté Utilisateur
Pré‑enregistrer un visiteur
Accueillir un visiteur à l’arrivée
S’auto‑enregistrer sur borne
Gérer les visites en cours & les sorties
Dépannage : Mon badge ne s’imprime pas