Vérifications immédiates (côté destinataire)
Adresse e‑mail / n° mobile corrects ?
Ouvrez la fiche visite (ou la fiche résident pour l’hôte) et contrôlez l’orthographe.Courrier indésirable / Promotions ?
Cherchez « Hamilton » / le nom de votre site ; marquez comme légitime.SMS : le numéro est‑il bien au format international (E.164) ? Le téléphone n’est pas en Ne pas déranger / mode avion ?
Statut de la visite pertinent ?
Invitation : la visite est créée. Alerte d’arrivée : le visiteur est bien passé en Arrivée (borne/comptoir).
Relancer l’envoi
Invitation (visiteur)
Ouvrez la fiche visite → Ré‑envoyer l’invitation.
Choisissez E‑mail et/ou SMS (si proposé) et validez.
Alerte d’arrivée (hôte)
Dans la visite en Arrivée, cliquez Notifier l’hôte.
Confirmez le canal disponible.
Cas fréquents & solutions
Adresse e‑mail interne avec règles strictes
→ Demandez au destinataire d’ajouter l’expéditeur aux expéditeurs approuvés.Numéro mobile saisi sans indicatif
→ Corrigez en +33… (ou indicatif du pays) puis ré‑envoyez.Le visiteur n’a rien reçu avant la venue
→ Vérifiez l’e‑mail dans la fiche visite et ré‑envoyez l’invitation.L’hôte ne reçoit pas l’alerte d’arrivée
→ Confirmez son e‑mail/mobile dans la fiche résident ; assurez‑vous que la visite est Arrivée ; envoyez Notifier l’hôte.
Quand escalader à l’Administrateur
Préparez :
Site/Guichet, date/heure, ID/nom de la visite.
Type de notification (invitation / arrivée / autre) et canal (e‑mail/SMS).
Coordonnées utilisées (e‑mail / mobile).
Copies d’écrans ou message(s) d’erreur.
Côté Admin (ce qu’il vérifiera)
Templates e‑mail/SMS et règles de notification par site.
Configuration SMTP et fournisseur SMS (statut/quotas).
Journal d’événements (envois, rejets) et droits du résident/hôte.
Pré‑requis
Templates e‑mail/SMS configurés.
Serveur SMTP et fournisseur SMS opérationnels.
Coordonnées à jour côté visiteur/hôte.
Bonnes pratiques
Utilisez des e‑mails professionnels (évite les filtres trop agressifs).
Pour les SMS, préférez le mobile personnel du destinataire de l’alerte.
En cas d’urgence, complétez par un appel ou un message interne.
Liens associés
Côté Utilisateur
Pré‑enregistrer un visiteur
Accueillir un visiteur à l’arrivée
S’auto‑enregistrer sur borne
Notifications (e‑mail / SMS)
Côté Admin
Templates d’e‑mail / SMS
Listes d’accès & règles de notification
Journal d’activité & audit
Onboarding (checklist indispensable)