Types de notifications
Invitation (avant la visite) : envoyée au visiteur (et, selon réglage, à l’hôte). Contient les consignes et le QR (si activé).
Arrivée du visiteur (jour J) : envoyée à l’hôte lorsque le visiteur passe en Arrivée (borne iPad ou accueil).
Autres événements (si activés) : rappel/modification/annulation.
Le canal (e‑mail et/ou SMS) dépend de la configuration établie par l’Administrateur.
Ré‑envoyer une invitation (visiteur)
Ouvrez la fiche visite depuis Accueil ou Recherche.
Vérifiez l’adresse e‑mail / numéro mobile du visiteur.
Cliquez Ré‑envoyer l’invitation (choisissez E‑mail et/ou SMS si proposé).
Informez le visiteur de vérifier son courrier indésirable et, pour SMS, l’affichage du numéro court.
Notifier manuellement l’hôte (si besoin)
Depuis la fiche visite en statut Arrivée, utilisez Notifier l’hôte.
Confirmez le canal disponible (e‑mail/SMS).
Si l’hôte n’est pas joignable, ajoutez un commentaire (ex. appel effectué).
Bonnes pratiques
Saisissez des coordonnées à jour (formats : e‑mail valide, mobile en E.164 pour SMS).
Prévenez le visiteur de conserver l’invitation (QR accessible).
En cas d’urgence, combinez notification + appel.
Dépannage rapide
Aucune invitation reçue :
Vérifiez l’e‑mail (typo, boîtes partagées) / mobile du visiteur.
Demandez‑lui de consulter les indésirables / onglet Promotions.
Utilisez Ré‑envoyer l’invitation.
Si persistant : signaler à l’Administrateur (vérif SMTP/SMS et modèles).
L’hôte ne reçoit pas l’alerte d’arrivée :
Confirmez l’adresse e‑mail/mobile de l’hôte (fiche résident).
Assurez‑vous que la visite est bien passée en Arrivée.
Si SMS : vérifier le format international et la couverture.
Escalade Administrateur (règles de notification par site, statut du fournisseur SMS).
Doubles notifications : signalez‑le à l’Administrateur (vérifier la politique et l’usage de plusieurs canaux).
Pré‑requis
Templates e‑mail/SMS configurés par l’Administrateur.
Serveur SMTP et, pour SMS, fournisseur déclarés.
Coordonnées (e‑mail / mobile) renseignées côté visiteur et hôte.
Liens associés
Côté Utilisateur
Pré‑enregistrer un visiteur
Accueillir un visiteur à l’arrivée
S’auto‑enregistrer sur borne
Dépannage : Je ne trouve pas un visiteur
Dépannage : Mon badge ne s’imprime pas
Côté Admin
Templates d’e‑mail / SMS
Listes d’accès & règles de notification
Onboarding (checklist indispensable)
Kiosques / tablettes (iPad) (pour la notification à l’arrivée)